Sincroniza HubSpot con Smartsheet según un cronograma.

Automatización · De HubSpot a Smartsheet

Mantener Smartsheet en sintonía con tu cuenta de HubSpot, en un horario

Escribe la consulta SQL una sola vez. Query Streams la ejecuta según tu programación (desde cada cinco minutos hasta semanalmente) y guarda las filas en tu hoja de Smartsheet. Puedes vincular las filas mediante una clave para que los cambios se guarden y se eliminen las filas que no se incluyeron en la consulta, o simplemente añadirlas. Sin Zapier, sin scripts, sin exportaciones. La primera vez solo te llevará unos quince minutos, y el plan gratuito lo incluye.

Aproximadamente 15 minutos No se necesita programar Las credenciales permanecen contigo Cada 5 minutos a semanal

Lo que obtendrás al final

Una hoja de Smartsheet que almacena las filas que devuelve tu consulta de HubSpot y se actualiza periódicamente, cada cinco minutos o semanalmente, con un recibo de los cambios realizados en cada ejecución. Algo así:

Pedidos a Smartsheet Activo

Sincronización diaria · 09:00 · Smartsheet 1.643 filas · 8,8 s

1,627filas sincronizadasCoincidencia por clave · Nada que hacer

11nuevoañadido debajo de sus encabezados, mismas columnas

5actualizadoLos precios cambiaron en HubSpot, se actualizaron 5 filas.

0remotoLas filas que salen de la consulta se eliminan de la hoja.

HubSpot almacena tus datos tras su API. Tu equipo trabaja en Smartsheet. El puente habitual es un escenario con Zapier o Make, o un archivo CSV que alguien sube y que se procesa silenciosamente copiando fila por fila. Query Streams Automation lo hace de forma diferente: el agente que ya está integrado en tu cuenta de HubSpot ejecuta tu consulta SQL guardada según una programación y escribe todo el resultado en Smartsheet de una sola vez, haciendo coincidir las filas por una clave para que la hoja se mantenga correcta en lugar de crecer.

Lo que necesitarás

Una cuenta de Query Streams

El plan gratuito es suficiente para esta guía. Regístrate en mi.querystreams.com.

HubSpot conectado a través del Agente

El agente se instala en cualquier ordenador que esté siempre encendido, con tu cuenta de HubSpot añadida como conexión en Data Agents. ¿Aún no has terminado? Conecta primero con HubSpot; tarda unos diez minutos.

Una consulta guardada

La SELECCIÓN que desea mantener sincronizada, guardada en Generador de consultasEl paso 1 que se muestra a continuación ilustra un ejemplo. Si desea que las filas modificadas se actualicen directamente, incluya una columna que sea única para cada fila, como un ID.

Tu inicio de sesión de Smartsheet

Smartsheet te pide que permitas que Query Streams lea y escriba hojas de cálculo. Un token de acceso a la API también funciona.

Configúralo en seis pasos.

1. Guarda la consulta que deseas mantener sincronizada.

   Abrir Generador de consultas, elige tu conexión de HubSpot (¿aún no estás conectado? Empieza aquí), y escribe la sentencia SELECT que devuelva exactamente las filas y columnas que deseas en Smartsheet. Esta extrae algunas columnas de una hubspot.ofertas mesa:

   Ejemplo · SQL

   SELECCIONAR dealname, dealstage, amount, closedate FROM hubspot.deals ORDENAR POR closedate DESC LIMIT 100;

   Ejecútalo y luego Guardar Asígnale un nombre que reconozcas, como "Pedidos para Smartsheet". Mantén una columna única por fila en la cláusula SELECT, aquí. nombre del acuerdoEsa es la clave que usa Full Sync para actualizar las filas directamente. Edita y guarda la consulta más tarde y la automatización aplicará el cambio en su siguiente ejecución.

2. Abra Automation y elija Smartsheet.

   En el portal, abre Automatización (menú superior) Flujos → Programado → Automatización) y haga clic Nueva automatización. El mago tiene cinco pasos cortos. En Primer paso haga clic en el Smartsheet tarjeta.

   Automatización abierta

   ¿Ves "Antes de empezar" en su lugar? El asistente solo se abre cuando un agente está conectado y existe al menos una consulta guardada. La página indica cuál de las tres consultas falta y proporciona un enlace para acceder a ella.

3. Conectar Smartsheet

   En Paso 2 hacer clic Conéctate con SmartsheetInicia sesión y permítelo. Smartsheet te pide permiso para que Query Streams lea y escriba hojas. Un token de acceso a la API también funciona. ¿Ya te has conectado una vez? La página ofrece Utilice esta conexión en cambio.

4. Elige dónde terminan las filas

   En Paso 3 elige el Hoja Las filas deben insertarse en la hoja de cálculo. Si desea una hoja vacía, cree primero la hoja en Smartsheet; el asistente solo muestra las hojas existentes. Una automatización por hoja.

5. Seleccione la consulta y decida cómo se mostrarán las filas.

   En Paso 4 abrir el Consulta guardada Enumere y seleccione la consulta del paso 1. Query Streams la ejecuta una vez para leer las columnas, le indica cuántas filas devuelve y muestra dos opciones:

   Agregar · rápido

   Añada

   Cada ejecución agrega las filas de la consulta al final de la hoja. No se actualiza ni se elimina nada, por lo que es la opción más rápida para los registros, eventos e historial que desee acumular. No se necesita una columna clave. Una fila que no cambia no se agrega de nuevo; una fila cuyos valores cambiaron se agrega debajo como una nueva línea y la anterior permanece.

   Sincronización completa · espejos

   Sincronización total

   Las filas coinciden con un llave Columna como la del ID del pedido. Se añaden filas nuevas, se actualizan las filas modificadas y se eliminan las que ya no aparecen en la consulta, incluidas las que se introdujeron manualmente en la hoja; por lo tanto, conviene guardar las filas introducidas manualmente en otra hoja. Esta es la opción ideal para inventario, flujos de trabajo, datos maestros y paneles de control.

   Detalles específicos de Smartsheet. La columna principal de la hoja se renombra con el nombre de la columna clave, y las columnas asignadas de tipo Fecha, Casilla de verificación, Lista desplegable o Contacto se cambian a Texto/Número para que los valores de la consulta se ajusten. Las columnas que la consulta desconoce se mantienen sin cambios.

   La sincronización completa se configura por columna, lo que la hace útil en una hoja compartida:

   Llave

   La columna que identifica una fila, por ejemplo id_pedidoDebe ser único en el resultado de la consulta; Query Streams lo comprueba por usted y rechaza los duplicados.

   Sincronización

   Sobrescribe los datos de HubSpot en cada ejecución. Si alguien edita una columna de sincronización en Smartsheet, en la siguiente ejecución se restaurará el valor original.

   Preservar

   Se escribe cuando llega la fila por primera vez y nunca se vuelve a comparar, por lo que un cambio en HubSpot no activa una actualización. Para las notas, los responsables y las fechas de seguimiento que su equipo introduce manualmente, utilice una columna que no esté en la consulta: las columnas que solo existen en Smartsheet nunca se ven afectadas por la sincronización.

   ¿Cuál es más rápido? La función "Añadir" escribe sin leer primero la hoja de cálculo. La función "Sincronización completa" la lee, compara cada fila y escribe solo las diferencias, por lo que tarda más, pero la hoja siempre coincide con la consulta. Puedes cambiar de opción más adelante desde el panel de edición de la automatización.

   Para una hoja en la que pueda confiar, haga clic aquí. Crear todas las columnas como Sync, luego haga clic en el icono de la llave en nombre del acuerdo para hacerlo el LlaveQuery Streams analiza todo el resultado para confirmar que la clave es única y le advierte si no lo es. Mantenga las notas de su equipo en columnas que no formen parte de la consulta; estas nunca se modifican. Para un registro que solo debería crecer, haga clic aquí. Crear todas las columnas como Conservar En su lugar, omita la clave. Haga clic. Continuar.

6. Establece el horario, ponle nombre, créalo.

   En Paso 5 elegir Funcionar según un horario y elige uno Frecuencia:

   Frecuencia	Corre
   Cada 5 minutos	cada 5 minutos, la velocidad más rápida permitida
   Cada 15 minutos	cada 15 minutos
   Cada 30 minutos	cada 30 minutos
   Cada hora	al comienzo de cada hora
   Todos los días a las 9 de la mañana.	todos los días a las 9:00, la hora predeterminada
   Todos los días a las 6 de la mañana.	Todos los días a las 6:00
   De lunes a viernes a las 9 de la mañana.	De lunes a viernes a las 9:00
   Semanalmente (lunes a las 9:00)	Todos los lunes a las 9:00
   Horario personalizado	tus propios minutos, horas, días de la semana o día del mes

   Los tiempos siguen al Zona horaria tú eliges, que comienza como el de tu navegador. También puedes elegir Solo manual y presione Ejecutar Cuando quieras; puedes añadir una programación más adelante desde el panel de edición de la automatización. Las ejecuciones programadas se realizan en el Agente, por lo que continúan incluso con el navegador cerrado. Si el ordenador donde se ejecuta el Agente está apagado cuando debería realizarse una ejecución, esta se ejecutará una sola vez, poco después de que el Agente se reinicie.

   Dale un Nombre de la integración, como “Pedidos a Smartsheet, diariamente”, verifique el Listo para crear resumen y clic Crear automatización. De vuelta en la página de Automatización, pulse Ejecutar Realiza la primera sincronización ahora en lugar de esperar a la programación. Abre Smartsheet: las filas están ahí, debajo de los encabezados de columna.

Lo que ves después

El Página de automatización Enumera cada automatización con su estado, origen, destino, clave, programación, última sincronización y número de filas. Abra una para la Ejecuciones pestaña: cada ejecución con su activador (manual o programado), duración y filas creadas, actualizadas, eliminadas y sin cambios. A Actuación La pestaña muestra los datos procesados y la tasa de éxito durante un período de 7 a 90 días.

Lo que permiten los planes

La automatización está incluida en todos los planes, incluido el gratuito, sin límite en la cantidad de automatizaciones que puedes crear. Lo que sí limita cada plan es la cantidad de filas que una consulta puede devolver por ejecución:

Si una consulta devuelve más resultados, la ejecución se pausa en lugar de interrumpirse, y la automatización indica qué plan se ajusta mejor o sugiere agregar un filtro, como un rango de fechas. Cada ejecución exitosa también se contabiliza dentro de su asignación de Data Realm, el mismo grupo que utilizan sus consultas de Excel y Hojas de cálculo. Consulte la página de precios. para las asignaciones.

Buenos pasos a seguir

• Agregar un filtro a la consulta, como los últimos 90 días, para que la hoja se mantenga pequeña y rápida y se ajuste al límite de filas de su plan.
• Mantén las notas escritas a mano en columnas separadas., fuera de la consulta, por lo que sobreviven a cada sincronización.
• Agrupa tus automatizaciones Desde el panel de edición, una vez que tenga algunos, la página de automatización filtra por grupo.

Preguntas que hace la gente

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