Halten Smartsheet im Einklang mit Ihrem HubSpot-Konto, nach einem Zeitplan
Schreiben Sie die SQL-Abfrage einmal. Query Streams führt sie nach Ihrem Zeitplan aus – von alle fünf Minuten bis wöchentlich – und schreibt die Ergebnisse in Ihr Smartsheet-Arbeitsblatt. Zeilen können anhand eines Schlüssels abgeglichen werden, sodass Änderungen direkt übernommen und nicht bearbeitete Zeilen entfernt oder einfach angehängt werden. Kein Zapier, keine Skripte, kein Export erforderlich. Die erste Ausführung dauert etwa 15 Minuten und ist im kostenlosen Tarif enthalten.
Was am Ende dabei herauskommt
Ein Smartsheet-Arbeitsblatt, das die von Ihrer HubSpot-Abfrage zurückgegebenen Zeilen enthält und regelmäßig – alle fünf Minuten bis wöchentlich – aktualisiert wird. Bei jeder Aktualisierung wird eine Liste der Änderungen erstellt. Zum Beispiel so:
Bestellungen an Smartsheet AktivHubSpot speichert Ihre Daten hinter seiner API. Ihr Team arbeitet mit Smartsheet. Üblicherweise wird die Schnittstelle über Zapier oder Make realisiert, oder es wird eine CSV-Datei hochgeladen, die jedoch unbemerkt Fehler verursacht und nur Zeilen für Zeilen kopiert. Query Streams Automation geht anders vor: Der bereits in Ihrem HubSpot-Konto vorhandene Agent führt Ihre gespeicherten SQL-Abfragen nach einem Zeitplan aus und schreibt das gesamte Ergebnis in einem Durchlauf in Smartsheet. Dabei werden die Zeilen anhand eines Schlüssels abgeglichen, sodass die Tabelle korrekt bleibt und nicht unnötig wächst.
Was Sie benötigen
Ein Query Streams-Konto
Für diesen Leitfaden reicht der kostenlose Tarif aus. Melden Sie sich an unter mein.querystreams.de.
HubSpot-Verbindung über den Agenten
Der Agent wird auf einem beliebigen, ständig eingeschalteten Computer installiert, wobei Ihr HubSpot-Konto als Verbindung in den Datenagenten hinzugefügt wird. Noch nicht fertig? Verbinden Sie zuerst HubSpot.Es dauert ungefähr zehn Minuten.
Eine gespeicherte Anfrage
Die SELECT-Anweisung, die Sie synchron halten möchten, wird gespeichert in Abfrage-GeneratorSchritt 1 unten zeigt ein Beispiel. Wenn geänderte Zeilen direkt aktualisiert werden sollen, fügen Sie eine Spalte hinzu, die pro Zeile eindeutig ist, z. B. eine ID.
Ihr Smartsheet-Login
Smartsheet fordert Sie auf, Query Streams das Lesen und Schreiben von Tabellenblättern zu erlauben. Ein API-Zugriffstoken ist ebenfalls möglich.
Wo findet die Arbeit statt? Auf dem Computer, auf dem der Agent ausgeführt wird, läuft die Abfrage planmäßig und die Ergebnisse werden in Smartsheet geschrieben. Daher muss dieser Computer eingeschaltet bleiben. Ihr Browser kann geschlossen werden. Query Streams selbst speichert die Ergebnisse nicht.
Einrichtung in sechs Schritten
-
Speichern Sie die Abfrage, die Sie synchron halten möchten.
Öffnen Abfrage-GeneratorWählen Sie Ihre HubSpot-Verbindung (noch nicht verbunden?). Hier beginnenSchreiben Sie die SELECT-Anweisung, die genau die gewünschten Zeilen und Spalten in Smartsheet zurückgibt. Diese Anweisung ruft einige Spalten aus einem hubspot.deals Tisch:
Beispiel · SQLSELECT dealname, dealstage, amount, closedate FROM hubspot.deals ORDER BY closedate DESC LIMIT 100;
Führe es dann aus. Speichern Sie Geben Sie ihr einen aussagekräftigen Namen, z. B. „Bestellungen für Smartsheet“. Verwenden Sie in der SELECT-Anweisung eine Spalte, die in jeder Zeile eindeutig ist. DealnameDas ist der Schlüssel, den Full Sync verwendet, um Zeilen direkt zu aktualisieren. Bearbeiten und speichern Sie die Abfrage später erneut, und die Automatisierung übernimmt die Änderung beim nächsten Durchlauf.
-
Öffnen Sie Automation und wählen Sie Smartsheet aus.
Im Portal öffnen Automatisierung (Top-Menü) Streams → Geplant → Automatisierung) und klicken Neue AutomatisierungDer Zauberer hat fünf kurze Schritte. Schritt 1 Klicken Sie auf Smartsheet Karte.
Sehen Sie stattdessen „Bevor Sie beginnen“? Der Assistent öffnet sich erst, wenn ein Agent online ist, über eine Verbindung verfügt und mindestens eine gespeicherte Abfrage vorhanden ist. Auf der Seite wird angezeigt, welche der drei Komponenten fehlt, und ein Link dazu bereitgestellt.
-
Smartsheet verbinden
An Schritt 2 klicken Verbinden Sie sich mit SmartsheetMelden Sie sich an und erteilen Sie die Berechtigung. Smartsheet bittet Sie, Query Streams das Lesen und Schreiben von Tabellenblättern zu erlauben. Ein API-Zugriffstoken funktioniert ebenfalls. Bereits einmal verbunden? Die Seite bietet Nutzen Sie diese Verbindung stattdessen.
-
Wähle aus, wo die Zeilen landen
An Schritt 3 Wähle die Blatt Die Zeilen sollten eingefügt werden. Erstellen Sie das Tabellenblatt zuerst in Smartsheet, falls Sie ein leeres Tabellenblatt benötigen; der Assistent listet nur vorhandene Tabellenblätter auf. Pro Tabellenblatt ist nur eine Automatisierung möglich.
-
Wählen Sie die Abfrage aus und entscheiden Sie, wie die Zeilen landen.
An Schritt 4 öffne die Gespeicherte Abfrage Wählen Sie die Abfrage aus Schritt 1 aus. Query Streams führt sie einmal aus, um die Spalten zu lesen, zeigt Ihnen die Anzahl der zurückgegebenen Zeilen an und präsentiert zwei Auswahlmöglichkeiten:
Anhängen · schnellAnhängen
Bei jedem Durchlauf werden die Zeilen der Abfrage am Ende des Tabellenblatts hinzugefügt. Es werden weder Daten aktualisiert noch gelöscht. Daher eignet sich diese Methode ideal zum schnellen Erfassen von Protokollen, Ereignissen und Verlaufsdaten. Eine Schlüsselspalte ist nicht erforderlich. Eine unveränderte Zeile wird nicht erneut hinzugefügt; eine Zeile mit geänderten Werten wird als neue Zeile darunter eingefügt, die ursprüngliche Zeile bleibt erhalten.
Vollständige Synchronisierung · SpiegelVollständige Synchronisation
Zeilen werden durch ein Schlüssel Eine Spalte wie beispielsweise eine Bestellnummer. Neue Zeilen werden hinzugefügt, geänderte Zeilen werden direkt aktualisiert und Zeilen, die nicht mehr von der Abfrage zurückgegeben werden, werden entfernt. Dies gilt auch für Zeilen, die manuell in das Tabellenblatt eingegeben wurden. Manuelle Eingaben sollten daher in einem separaten Tabellenblatt gespeichert werden. Diese Methode eignet sich für Bestandsverwaltung, Pipelines, Stammdaten und Dashboards.
Smartsheet-Details. Die primäre Spalte des Tabellenblatts wird in Ihre Schlüsselspalte umbenannt, und eine zugeordnete Spalte vom Typ Datum, Kontrollkästchen, Dropdown-Liste oder Kontakt wird in Text/Zahl geändert, damit die Werte aus Ihrer Abfrage passen. Spalten, die Ihre Abfrage nicht berücksichtigt, bleiben unverändert.
Die vollständige Synchronisierung wird pro Spalte festgelegt, was sie in einem gemeinsam genutzten Tabellenblatt nützlich macht:
- Schlüssel
- Die Spalte, die eine Zeile identifiziert, zum Beispiel BestellnummerEs muss im Abfrageergebnis eindeutig sein; Query Streams prüft das für Sie und weist Duplikate zurück.
- Synchronisierung
- Die Daten werden bei jedem Durchlauf von HubSpot überschrieben. Wenn jemand eine Synchronisierungsspalte in Smartsheet bearbeitet, wird beim nächsten Durchlauf der ursprüngliche Wert wiederhergestellt.
- Bewahren
- Die Daten werden beim ersten Erscheinen der Zeile erfasst und anschließend nicht mehr verglichen. Daher löst eine Änderung in HubSpot keine Aktualisierung aus. Für Notizen, Verantwortliche und Folgetermine, die Ihr Team manuell eingibt, verwenden Sie eine Spalte, die nicht in der Abfrage enthalten ist: Spalten, die nur in Smartsheet existieren, werden bei einer Synchronisierung nicht berücksichtigt.
Welches ist schneller? Die Funktion „Anhängen“ schreibt Daten, ohne das Tabellenblatt vorher zu lesen. Die Funktion „Vollständige Synchronisierung“ liest das Tabellenblatt, vergleicht jede Zeile und schreibt nur die Unterschiede. Das dauert zwar länger, aber das Tabellenblatt entspricht immer der Abfrage. Sie können später im Bearbeitungsbereich der Automatisierung zwischen den Funktionen wechseln.
Für ein Blatt Papier, dem Sie vertrauen möchten, klicken Sie hier. Alle Spalten als Synchronisierungsspalten erstellenKlicken Sie anschließend auf das Schlüsselsymbol auf Dealname um es zu machen SchlüsselQuery Streams durchsucht das gesamte Ergebnis, um die Eindeutigkeit des Schlüssels zu bestätigen, und warnt Sie, falls dies nicht der Fall ist. Speichern Sie die Notizen Ihres Teams in Spalten, die nicht Teil der Abfrage sind; diese werden niemals geändert. Für ein Protokoll, das stetig wachsen soll, klicken Sie hier. Alle Spalten als „Beibehalten“ formatieren Klicken Sie stattdessen und überspringen Sie die Taste. Weitermachen.
-
Lege den Zeitplan fest, gib ihm einen Namen, erstelle ihn.
An Schritt 5 wählen Nach Zeitplan ausführen und wähle ein Frequenz:
Frequenz Läufe Alle 5 Minuten alle 5 Minuten, die schnellste erlaubte Alle 15 Minuten alle 15 Minuten Alle 30 Minuten alle 30 Minuten Stündlich zu Beginn jeder Stunde Täglich um 9 Uhr jeden Tag um 9:00 Uhr, die Standardzeit Täglich um 6 Uhr morgens jeden Tag um 6:00 Uhr Werktags um 9 Uhr Montag bis Freitag um 9:00 Uhr Wöchentlich (Montag, 9 Uhr) jeden Montag um 9:00 Uhr Benutzerdefinierter Zeitplan Ihre eigenen Minuten, Stunden, Wochentage oder Tage des Monats Die Zeiten folgen dem Zeitzone Sie wählen aus, wobei die Standardeinstellung Ihres Browsers standardmäßig angezeigt wird. Sie können auch auswählen Nur Handbuch und Presse ausführen. Sie können die Automatisierung jederzeit starten; ein Zeitplan lässt sich später im Bearbeitungsbereich der Automatisierung hinzufügen. Geplante Ausführungen erfolgen auf dem Agenten und laufen daher auch dann weiter, wenn Ihr Browser geschlossen ist. Falls der Computer, auf dem der Agent läuft, zum Zeitpunkt einer geplanten Ausführung ausgeschaltet ist, wird die verpasste Ausführung einmalig kurz nach dem Neustart des Agenten wiederholt.
Gib ihm ein Integrationsnamez. B. „Bestellungen an Smartsheet, täglich“, überprüfen Sie die Bereit zum Erstellen Zusammenfassung und Klick Automatisierung erstellenZurück auf der Seite „Automatisierung“, drücken Sie ausführen. Führen Sie die erste Synchronisierung jetzt durch, anstatt auf den Zeitplan zu warten. Öffnen Sie Smartsheet: Die Zeilen befinden sich unter Ihren Spaltenüberschriften.
Das war’s. Ab sofort hält sich die Tabelle automatisch auf dem neuesten Stand. Nichts verlässt Ihr Netzwerk außer den von der Abfrage zurückgegebenen Zeilen, und niemand muss mehr daran denken, irgendetwas auszuführen.
Was Sie im Anschluss sehen
Der Automatisierungsseite Listet alle Automatisierungen mit Status, Quelle, Ziel, Schlüssel, Zeitplan, letzter Synchronisierung und Zeilenanzahl auf. Öffnen Sie eine für die Hinrichtungen Registerkarte: Jeder Durchlauf mit seinem Auslöser (manuell oder geplant), seiner Dauer und den erstellten, aktualisierten, gelöschten und unveränderten Zeilen. Leistung Die Registerkarte zeigt die verarbeiteten Daten und die Erfolgsquote über einen Zeitraum von 7 bis 90 Tagen an.
Man wird benachrichtigt, wenn es aufhört.
Jede Organisation hat eine Synchronisierungsprobleme Alarmregel von Anfang an: Bei einem Synchronisierungsfehler erhalten Sie eine In-App-Benachrichtigung und eine E-Mail, und nach erfolgreicher Wiederherstellung eine weitere. Pro Vorfall wird nur eine Nachricht versendet, nicht pro Wiederholungsversuch. Sie können diese Funktion deaktivieren oder die Kanäle unter „Streams“ → „Benachrichtigungen & Berichte“ ändern.
Es pausiert sich selbst, wenn es sollte
Wenn Smartsheet die Verbindung nicht mehr akzeptiert oder der Datenkonnektor gelöscht wird, pausiert die Automatisierung und zeigt den Grund an. Stellen Sie die Verbindung wieder her oder wählen Sie eine neue Datenquelle und klicken Sie auf „Fortsetzen“. Andere Fehler setzen den Zeitplan fort und werden in der entsprechenden Zeile angezeigt.
Schlüsselspalte fehlt
Wenn jemand die Schlüsselspalte in Smartsheet umbenennt oder löscht, stoppt die vollständige Synchronisierung, bevor etwas geschrieben wird, und zeigt Folgendes an: ReparaturoptionenFügen Sie die Spalte mit ihrem exakten Namen wieder ein und führen Sie den Vorgang erneut aus. Ihre anderen Spalten werden durch die Synchronisierung niemals gelöscht.
Was die Pläne erlauben
Die Automatisierung ist in jedem Tarif enthalten, auch im kostenlosen, und es gibt keine Begrenzung hinsichtlich der Anzahl der erstellbaren Automatisierungen. Die einzelnen Tarife beschränken sich jedoch darauf, wie viele Zeilen eine Abfrage pro Ausführung zurückgeben darf:
| Planen | Zeilen pro Durchlauf |
|---|---|
| Kostenlos | 125 |
| Persönlicher Kern | 500 |
| Personal Plus | 1,000 |
| Kerngeschäft | 2,500 |
| Business Plus | 5,000 |
| Business Max | 10,000 |
| Enterprise Core | 25,000 |
| Enterprise Plus | 100,000 |
| Enterprise Max | 250,000 |
Wenn eine Abfrage weitere Ergebnisse liefert, wird die Ausführung fortgesetzt, anstatt abgebrochen zu werden. Die Automatisierung zeigt Ihnen an, welcher Plan am besten passt, oder schlägt das Hinzufügen eines Filters, z. B. eines Datumsbereichs, vor. Jede erfolgreiche Ausführung wird außerdem auf Ihr Datenkontingent angerechnet, das gleiche Kontingent, das auch Ihre Excel- und Tabellenkalkulationsabfragen nutzen. Siehe die Preisseite für die Zulagen.
Gute nächste Schritte
- Füge einen Filter hinzu auf die Abfrage, z. B. die letzten 90 Tage, damit das Tabellenblatt klein und schnell bleibt und dem Zeilenlimit Ihres Plans entspricht.
- Handgeschriebene Notizen sollten in separaten Spalten aufbewahrt werden., außerhalb der Abfrage, sodass sie jeden Synchronisierungsvorgang überstehen.
- Gruppieren Sie Ihre Automatisierungen Sobald Sie einige im Bearbeitungsbereich ausgewählt haben, können Sie auf der Seite „Automatisierung“ nach Gruppen filtern.
Fragen, die Menschen stellen
Werden durch die Synchronisierung die Notizen überschrieben, die mein Team in Smartsheet hinzufügt?
Nicht, wenn die Notizen in einer eigenen Spalte stehen. Spalten, die nur in Smartsheet und nicht in Ihrer Abfrage vorhanden sind, werden nie verändert. Fügen Sie daher neben den synchronisierten Spalten eine Spalte „Notizen“ oder „Besitzer“ hinzu und geben Sie die Daten dort ein. Synchronisierung werden bei jedem Durchlauf auf den HubSpot-Wert zurückgesetzt; Bewahren Die Spalten werden beim Eintreffen einer neuen Zeile gefüllt und anschließend nicht mehr verglichen.
Werden meine HubSpot-Daten von Query Streams gespeichert?
Nein. Der Agent führt die Abfrage serverseitig aus und sendet die Zeilen direkt über eine verschlüsselte Verbindung an Smartsheet. Query Streams speichert die Konfiguration, den Zeitplan und die Anzahl der Zeilen pro Ausführung, nicht die Zeilen selbst.
Muss mein Computer eingeschaltet bleiben?
Derjenige, auf dem der Agent ausgeführt wird, ist dafür verantwortlich, da der Agent die Abfrage ausführt und die Daten in Smartsheet schreibt. Ihr eigener Laptop und Browser können geschlossen sein. Wenn dieser Computer ausgeschaltet ist, wenn ein Lauf fällig ist, wird der verpasste Lauf einmalig kurz nach dem Neustart des Agents durchgeführt.
Kann ich die Abfrage später ändern?
Ja. Bearbeiten und speichern Sie die Abfrage im Abfrage-Generator. Beim nächsten Durchlauf wird automatisch die neue Version verwendet. Wenn Sie Spalten hinzufügen oder entfernen, öffnen Sie den Bearbeitungsbereich der Automatisierung, um diese zuzuordnen.
Können zwei Automatisierungen in dasselbe Tabellenblatt schreiben?
Nein, eine Automatisierung pro Tabellenblatt. Richten Sie eine zweite Automatisierung auf ein anderes Tabellenblatt aus oder erweitern Sie die Abfrage hinter der ersten.
Ist das im kostenlosen Tarif wirklich enthalten?
Ja. Der kostenlose Tarif ist ein dauerhafter Plan, keine befristete Testphase. Automatisierung ist in jedem Tarif enthalten; je nach Tarif variiert lediglich die Anzahl der Zeilen, die eine Abfrage pro Ausführung zurückgeben darf. Die genauen Leistungen des kostenlosen Tarifs finden Sie hier: Preisseite.
Verwandte Leitfäden
Jeder Leitfaden für HubSpot
Excel
Google Sheets
Claude (MCP)
REST API- Synchronisieren mit Google Sheets
Synchronisieren mit Airtable
Synchronisieren mit Baserow
Synchronisieren mit SeaTable
Synchronisieren mit Anvil.works
Setup trouble?
- Agent shows Offline, or Test connection and Browse are greyed out? Check that the Agent is online → Is the Agent online?
English 
Spanish 
German 
French 
Portuguese 
Japanese 
Korean 
Chinese 
Italian 
Dutch 
Indonesian 
Polish