Synchroniser HubSpot avec Smartsheet selon un calendrier

Automatisation · HubSpot vers Smartsheet

Garder Smartsheet en phase avec votre compte HubSpot, selon un horaire

Rédigez votre requête SQL une seule fois. Query Streams l'exécute selon votre planification (de toutes les cinq minutes à une fois par semaine) et insère les lignes dans votre feuille Smartsheet. Associez les lignes par une clé pour que les modifications soient prises en compte et que les lignes non traitées par la requête soient supprimées, ou ajoutez-les simplement. Sans Zapier, sans scripts, sans exportations. Une quinzaine de minutes suffisent la première fois, et le forfait gratuit l'inclut.

Environ 15 minutes Aucun codage nécessaire Vos identifiants vous suivent. Toutes les 5 minutes à hebdomadaire

Ce que vous obtiendrez

Une feuille Smartsheet contenant les lignes renvoyées par votre requête HubSpot et mise à jour automatiquement (toutes les cinq minutes à une fois par semaine), avec un récapitulatif des modifications apportées à chaque exécution. Par exemple :

Commandes vers Smartsheet Actif

Synchronisation quotidienne · 09:00 · Smartsheet 1 643 lignes · 8,8 s

1,627lignes synchroniséesCorrespondance trouvée par clé · rien à faire

11nouveauajoutés sous vos en-têtes, mêmes colonnes

5mis à jourLes prix ont été modifiés dans HubSpot, 5 lignes ont été mises à jour directement.

0suppriméLes lignes ne correspondant pas à la requête sont supprimées de la feuille.

HubSpot stocke vos données via son API. Votre équipe travaille dans Smartsheet. Habituellement, l'interface se fait via Zapier ou Make, ou encore via un fichier CSV importé qui se corrige discrètement en copiant les lignes une par une. Query Streams Automation fonctionne différemment : l'agent déjà associé à votre compte HubSpot exécute votre requête SQL enregistrée selon une planification et écrit l'intégralité du résultat dans Smartsheet en une seule opération, en faisant correspondre les lignes par une clé afin que la feuille reste correcte et ne s'agrandisse pas.

Ce dont vous aurez besoin

Un compte Query Streams

Le forfait gratuit suffit pour ce guide. Inscrivez-vous sur mon.querystreams.com.

HubSpot s'est connecté via l'agent.

L'agent est installé sur n'importe quel ordinateur toujours allumé, avec votre compte HubSpot ajouté comme connexion dans les agents de données. Pas encore terminé ? Connectez d'abord HubSpot; cela prend environ dix minutes.

Une requête enregistrée

La sélection que vous souhaitez synchroniser, enregistrée dans Générateur de requêtesL'étape 1 ci-dessous en présente un exemple. Si vous souhaitez que les lignes modifiées soient mises à jour directement, ajoutez une colonne unique pour chaque ligne, comme un identifiant.

Votre identifiant Smartsheet

Smartsheet vous demande d'autoriser Query Streams à lire et à écrire dans les feuilles de calcul. Un jeton d'accès API fonctionne également.

Configurez-le en six étapes

1. Enregistrez la requête que vous souhaitez conserver synchronisée.

   Ouvrir Générateur de requêtes, choisissez votre connexion HubSpot (pas encore connecté ? Commencez ici), et écrivez la requête SELECT qui renvoie exactement les lignes et les colonnes souhaitées dans Smartsheet. Celle-ci extrait quelques colonnes d'une feuille de calcul. hubspot.offres tableau:

   Exemple · SQL

   SELECT dealname, dealstage, amount, closedate FROM hubspot.deals ORDER BY closedate DESC LIMIT 100;

   Exécutez-le, puis Économiser Donnez-lui un nom facile à retenir, comme « Commandes pour Smartsheet ». Conservez une colonne unique pour chaque ligne de la clause SELECT, ici. nom de l'accordC’est cette clé que Full Sync utilise pour mettre à jour les lignes directement. Modifiez et enregistrez à nouveau la requête ultérieurement, et l’automatisation prendra en compte la modification lors de sa prochaine exécution.

2. Ouvrez Automation et choisissez Smartsheet

   Dans le portail, ouvrez Automatisation (menu principal) Flux → Programmés → Automatisation) et cliquez Nouvelle automatisationLe magicien a cinq petits pas. Étape 1 cliquez sur Smartsheet carte.

   Automatisation ouverte

   Vous voyez plutôt « Avant de commencer » ? L'assistant ne s'ouvre que lorsqu'un agent est en ligne et qu'au moins une requête est enregistrée. La page indique laquelle des trois requêtes est manquante et fournit un lien vers celle-ci.

3. Connecter Smartsheet

   Sur Étape 2 cliquez Connectez-vous avec SmartsheetConnectez-vous et autorisez l'accès. Smartsheet vous demande d'autoriser Query Streams à lire et à écrire dans les feuilles de calcul. Un jeton d'accès API fonctionne également. Vous êtes déjà connecté ? La page propose Utilisez cette connexion plutôt.

4. Choisissez où atterrissent les rangées

   Sur Étape 3 choisissez le Feuille Les lignes doivent s'insérer dans le répertoire approprié. Si vous souhaitez une feuille vide, créez-la d'abord dans Smartsheet ; l'assistant ne propose que les feuilles existantes. Une seule automatisation par feuille.

5. Choisissez la requête et décidez comment les lignes sont affichées.

   Sur Étape 4 ouvrir le Requête sauvegardée Sélectionnez la requête de l'étape 1. Query Streams l'exécute une fois pour lire les colonnes, vous indique le nombre de lignes renvoyées et affiche deux choix :

   Ajouter · rapide

   Ajouter

   Chaque exécution ajoute les lignes de la requête en bas de la feuille. Aucune donnée n'est mise à jour ni supprimée ; c'est donc la solution idéale pour la gestion rapide des journaux, événements et historiques. Aucune colonne clé n'est requise. Une ligne inchangée n'est pas ajoutée une seconde fois ; une ligne dont les valeurs ont changé est ajoutée en dessous, l'ancienne restant affichée.

   Synchronisation complète · miroirs

   Synchronisation complète

   Les lignes sont appariées par un clé Une colonne comme un identifiant de commande. Les nouvelles lignes sont ajoutées, les lignes modifiées sont mises à jour directement, et les lignes qui ne sont plus renvoyées par la requête sont supprimées, y compris les lignes saisies manuellement. Il est donc conseillé de conserver ces dernières sur une feuille séparée. Ce format est idéal pour la gestion des stocks, des pipelines, des données de référence et des tableaux de bord.

   Spécificités de Smartsheet. La colonne principale de la feuille est renommée selon votre colonne clé, et une colonne mappée de type Date, Case à cocher, Liste déroulante ou Contact est convertie en Texte/Nombre pour s'adapter aux valeurs de votre requête. Les colonnes non prises en compte par votre requête restent inchangées.

   La synchronisation complète est paramétrée par colonne, ce qui la rend utile dans une feuille partagée :

   Clé

   La colonne qui identifie une ligne, par exemple numéro_de_commande. Elle doit être unique dans le résultat de la requête ; Query Streams vérifie cela pour vous et refuse les doublons.

   Synchronisation

   Les données HubSpot sont écrasées à chaque exécution. Si une colonne Sync est modifiée dans Smartsheet, la valeur source est rétablie lors de la prochaine exécution.

   Préserver

   Cette valeur est enregistrée lors de l'ajout de la ligne et n'est plus comparée par la suite ; ainsi, toute modification apportée dans HubSpot n'entraîne pas de mise à jour. Pour les notes, les responsables et les dates de suivi saisis manuellement par votre équipe, utilisez une colonne qui n'est pas incluse dans la requête : les colonnes présentes uniquement dans Smartsheet ne sont jamais synchronisées.

   Lequel est le plus rapide ? L'ajout en lecture seule ne permet pas de lire la feuille au préalable. La synchronisation complète, quant à elle, la lit, compare chaque ligne et n'écrit que les différences. Ce processus est donc plus long, mais la feuille correspond toujours à la requête. Vous pouvez modifier ce mode ultérieurement depuis le panneau d'édition de l'automatisation.

   Pour une feuille de calcul fiable, cliquez Créer toutes les colonnes en tant que synchrones, puis cliquez sur l'icône de clé sur nom de l'accord pour en faire le CléQuery Streams analyse l'intégralité du résultat pour confirmer l'unicité de la clé et vous avertit dans le cas contraire. Conservez les notes de votre équipe dans des colonnes distinctes de la requête ; celles-ci ne seront jamais modifiées. Pour un journal qui ne cesse de s'enrichir, cliquez ici. Créer toutes les colonnes en tant que Conserver Cliquez plutôt et ignorez la clé. Continuer.

6. Définissez le calendrier, nommez-le, créez-le

   Sur Étape 5 choisir Fonctionner selon un horaire et choisissez un Fréquence:

   Fréquence	Courses
   Toutes les 5 minutes	toutes les 5 minutes, la plus rapide autorisée
   Toutes les 15 minutes	toutes les 15 minutes
   Toutes les 30 minutes	toutes les 30 minutes
   Toutes les heures	au début de chaque heure
   Tous les jours à 9h	tous les jours à 9h00, par défaut
   Tous les jours à 6h du matin	tous les jours à 6h00
   En semaine à 9h du matin	Du lundi au vendredi à 9h00
   Hebdomadaire (lundi 9h)	tous les lundis à 9h00
   Programme personnalisé	vos propres minutes, heures, jours de la semaine ou jours du mois

   Les temps suivent le Fuseau horaire vous choisissez, qui commence par celui de votre navigateur. Vous pouvez également choisir Manuel uniquement et presse Exécuter Vous pouvez programmer les exécutions à tout moment ; il est possible d'ajouter une planification ultérieurement depuis le panneau d'édition de l'automatisation. Les exécutions planifiées s'effectuent sur l'Agent et continuent donc de fonctionner même lorsque votre navigateur est fermé. Si l'ordinateur exécutant l'Agent est éteint lors d'une exécution prévue, celle-ci sera effectuée une seule fois, peu après le redémarrage de l'Agent.

   Donnez-lui un Nom de l'intégration, comme « Commandes vers Smartsheet, quotidiennement », vérifiez Prêt à créer résumé et clic Créer une automatisationDe retour sur la page Automatisation, appuyez sur Exécuter Il est préférable d'effectuer la première synchronisation maintenant plutôt que d'attendre la planification. Ouvrez Smartsheet : les lignes s'y trouvent, sous les en-têtes de colonnes.

Ce que vous voyez ensuite

Le page d'automatisation Affiche chaque automatisation avec son statut, sa source, sa cible, sa clé, sa planification, sa dernière synchronisation et le nombre de lignes. Ouvrez-en une pour la Exécutions Onglet : chaque exécution avec son déclencheur (manuel ou planifié), sa durée et les lignes créées, mises à jour, supprimées et inchangées. Performance L'onglet affiche les données traitées et le taux de réussite sur une période de 7 à 90 jours.

Ce que les plans permettent

L'automatisation est incluse dans tous les forfaits, y compris le forfait gratuit, sans limite quant au nombre d'automatisations que vous pouvez créer. Chaque forfait limite cependant le nombre de lignes qu'une requête peut renvoyer par exécution.

Si une requête renvoie davantage de résultats, son exécution est suspendue au lieu d'être interrompue. L'automatisation vous indique alors le plan d'exécution le plus adapté ou vous suggère d'ajouter un filtre, comme une plage de dates. Chaque exécution réussie est également décomptée de votre quota Data Realm, le même que celui utilisé par vos requêtes Excel et Sheets. Consultez la page des prix pour les indemnités.

Bonnes prochaines étapes

• Ajouter un filtre à la requête, par exemple les 90 derniers jours, afin que la feuille reste petite et rapide et respecte la limite de lignes de votre forfait.
• Conservez les notes manuscrites dans leurs propres colonnes., en dehors de la requête, afin qu'elles survivent à chaque synchronisation.
• Regroupez vos automatisations Depuis le panneau Édition, une fois que vous en avez quelques-uns ; la page Automatisation filtre par groupe.

Questions que se posent les gens

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