Sincronizar o Shopify com o Smartsheet de acordo com uma programação.

Automação · Shopify para Smartsheet

Manter Smartsheet Em sintonia com sua conta Shopify, de acordo com um cronograma

Escreva o SQL uma única vez. O Query Streams o executa de acordo com sua programação, de cinco minutos a uma vez por semana, e grava as linhas na sua planilha do Smartsheet. Combine linhas por uma chave para que as edições sejam aplicadas corretamente e as linhas que não foram processadas sejam removidas, ou simplesmente anexe-as. Sem Zapier, sem scripts, sem exportações. Leva cerca de quinze minutos na primeira vez, e o plano gratuito cobre esse serviço.

Cerca de 15 minutos Não é necessário programar As credenciais permanecem com você. A cada 5 minutos até semanalmente

O resultado final será o que você obterá.

Uma planilha do Smartsheet que armazena as linhas retornadas pela sua consulta do Shopify e é atualizada periodicamente, a cada cinco minutos ou semanalmente, com um recibo das alterações realizadas a cada execução. Assim:

Encomendas para Smartsheet Ativo

Sincronização diária · 09:00 · Smartsheet 1.643 linhas · 8,8 segundos

1,627linhas sincronizadasCorrespondência encontrada pela chave · nada a fazer

11novoanexados abaixo dos seus cabeçalhos, mesmas colunas

5atualizadoOs preços foram alterados no Shopify, com 5 linhas atualizadas.

0removidoAs linhas que saem da consulta são removidas da planilha.

A Shopify armazena seus dados por trás de sua API. Sua equipe trabalha no Smartsheet. A solução usual é usar o Zapier ou o Make, ou um arquivo CSV que alguém carrega e que, sem aviso prévio, copia uma linha por vez. A Automação de Fluxos de Consulta faz isso de forma diferente: o Agente que já está associado à sua conta da Shopify executa seu SQL salvo em um cronograma e grava todo o resultado no Smartsheet de uma só vez, combinando as linhas por uma chave para que a planilha permaneça correta em vez de crescer.

O que você vai precisar

Uma conta do Query Streams

O plano gratuito é suficiente para este guia. Cadastre-se em my.querystreams.com.

A Shopify conectou-se através do Agente.

O agente está instalado em qualquer computador que esteja sempre ligado, com sua conta Shopify adicionada como uma conexão em Agentes de Dados. Ainda não terminou? Conecte-se primeiro ao ShopifyLeva cerca de dez minutos.

Uma consulta salva

A lista SELECT que você deseja manter sincronizada, salva em Construtor de consultasO passo 1 abaixo mostra um exemplo. Se você quiser que as linhas alteradas sejam atualizadas no mesmo local, inclua uma coluna que seja exclusiva para cada linha, como um ID.

Seu login do Smartsheet

O Smartsheet pede que você permita que o Query Streams leia e grave planilhas. Um token de acesso à API também funciona.

Configure em seis etapas

1. Salve a consulta que deseja manter sincronizada.

   Aberto Construtor de consultasSelecione sua conexão com a Shopify (ainda não está conectado?). Comece aqui), e escreva a instrução SELECT que retorne exatamente as linhas e colunas desejadas no Smartsheet. Esta, por exemplo, extrai algumas colunas de uma shopify.orders mesa:

   Exemplo · SQL

   SELECT name, financial_status, total_price, created_at FROM shopify.orders ORDER BY created_at DESC LIMIT 100;

   Execute-o e então Salvar Dê a ela um nome que você reconheça, como "Pedidos para Smartsheet". Mantenha uma coluna que seja única por linha na consulta SELECT, aqui. nomeEssa é a chave que o Full Sync usa para atualizar linhas diretamente. Edite e salve a consulta novamente mais tarde, e a automação detectará a alteração na próxima execução.

2. Abra a Automação e escolha o Smartsheet.

   No portal, abra Automação (menu superior) Fluxos → Agendados → Automação) e clique Nova automaçãoO mago tem cinco passos curtos. Etapa 1 clique no Smartsheet cartão.

   Automação Aberta

   Prefere ver “Antes de Começar”? O assistente só abre quando um agente está online com uma conexão e existe pelo menos uma consulta salva. A página lista qual dos três itens está faltando e fornece um link para ele.

3. Conecte o Smartsheet

   Sobre Etapa 2 clique Conecte-se com o SmartsheetFaça login e permita o acesso. O Smartsheet solicita que você permita que o Query Streams leia e grave planilhas. Um token de acesso à API também funciona. Já se conectou alguma vez? A página oferece opções. Use esta conexão em vez de.

4. Escolha onde as linhas vão ficar.

   Sobre Etapa 3 escolha o Folha As linhas devem aparecer. Crie a planilha no Smartsheet primeiro, se desejar uma planilha vazia; o assistente lista apenas as planilhas existentes. Uma automação por planilha.

5. Selecione a consulta e decida como as linhas serão exibidas.

   Sobre Etapa 4 abra o Consulta salva Liste e escolha a consulta da etapa 1. O Query Streams a executa uma vez para ler as colunas, informa quantas linhas foram retornadas e mostra duas opções:

   Anexar · rápido

   Anexar

   A cada execução, as linhas da consulta são adicionadas ao final da planilha. Nada é atualizado nem excluído, sendo a opção ideal para armazenar logs, eventos e histórico que você deseja acumular. Não é necessária nenhuma coluna chave. Uma linha que retorna sem alterações não é adicionada novamente; uma linha cujos valores foram alterados é adicionada abaixo como uma nova linha, e a linha antiga permanece.

   Sincronização completa · espelhos

   Sincronização total

   As linhas são correspondidas por um chave coluna como um ID de pedido. Novas linhas são adicionadas, as linhas alteradas são atualizadas no mesmo local e as linhas que não são mais retornadas pela consulta são removidas, incluindo linhas digitadas manualmente na planilha. Portanto, mantenha as linhas digitadas manualmente em outra planilha. Essa é a opção ideal para estoque, pipelines, dados mestres e dashboards.

   Especificidades do Smartsheet. A coluna principal da planilha é renomeada para a sua coluna chave, e uma coluna mapeada do tipo Data, Caixa de seleção, Lista suspensa ou Contato é alterada para Texto/Número para que os valores da sua consulta sejam compatíveis. As colunas que sua consulta não reconhece permanecem como estão.

   A sincronização completa é configurada por coluna, o que a torna útil em uma planilha compartilhada:

   Chave

   A coluna que identifica uma linha, por exemplo ID do pedidoO resultado da consulta precisa ser único; o Query Streams verifica isso para você e rejeita duplicatas.

   Sincronização

   Os dados são sobrescritos pelo Shopify a cada execução. Se alguém editar uma coluna de sincronização no Smartsheet, a próxima execução restaurará o valor original.

   Preservar

   Escrita quando a linha chega pela primeira vez e nunca comparada novamente, portanto, uma alteração nela no Shopify não aciona uma atualização. Para notas, responsáveis e datas de acompanhamento digitadas manualmente pela sua equipe, use uma coluna que não esteja na consulta: colunas que existem apenas no Smartsheet nunca são afetadas por uma sincronização.

   Qual é mais rápido? A opção "Anexar" grava os dados sem ler a planilha primeiro. A opção "Sincronização Completa" lê a planilha, compara cada linha e grava apenas as diferenças, por isso leva mais tempo, mas a planilha sempre corresponde à consulta. Você pode alternar entre as opções posteriormente no painel Editar da automação.

   Para uma planilha em que você pode confiar, clique aqui. Criar todas as colunas como SíncronasEm seguida, clique no ícone da chave. nome para torná-lo o ChaveO Query Streams examina todo o resultado para confirmar se a chave é única e avisa caso contrário. Mantenha as anotações da sua equipe em colunas que não fazem parte da consulta; essas nunca são alteradas. Para um registro que só deve crescer, clique em Criar todas as colunas como Preservar Em vez disso, ignore a tecla. Clique. Continuar.

6. Defina o cronograma, dê um nome a ele, crie-o.

   Sobre Etapa 5 escolher Executar de acordo com um cronograma e escolha um Freqüência:

   Freqüência	Corridas
   A cada 5 minutos	a cada 5 minutos, o mais rápido permitido
   A cada 15 minutos	a cada 15 minutos
   A cada 30 minutos	a cada 30 minutos
   A cada hora	no início de cada hora
   Diariamente às 9h	todos os dias às 9:00, o padrão
   Diariamente às 6h da manhã	todos os dias às 6:00
   De segunda a sexta, às 9h.	De segunda a sexta-feira, às 9h.
   Semanalmente (segunda-feira, 9h)	todas as segundas-feiras às 9:00
   Horário personalizado	seus próprios minutos, horas, dias da semana ou dia do mês

   Os tempos seguem o Fuso horário Você escolhe, que começa como o do seu navegador. Você também pode escolher Somente manual e pressione Executar Você pode agendar a execução quando quiser; um agendamento pode ser adicionado posteriormente no painel Editar da automação. As execuções agendadas ocorrem no Agente, portanto, continuam mesmo com o navegador fechado. Se o computador que executa o Agente estiver desligado quando uma execução estiver agendada, a execução perdida ocorrerá uma única vez, logo após o Agente ser reiniciado.

   Dê uma olhada. Nome da integração, como “Pedidos para Smartsheet, diariamente”, verifique o Pronto para criar Resumo e clique Criar AutomaçãoDe volta à página de Automação, pressione Executar Faça a primeira sincronização agora, em vez de esperar pelo agendamento. Abra o Smartsheet: as linhas estão lá, abaixo dos cabeçalhos das colunas.

O que você vê depois

O Página de Automação Lista todas as automações com seu status, origem, destino, chave, agendamento, última sincronização e número de linhas. Abra uma para a Execuções Aba: cada execução com seu gatilho (manual ou agendado), duração e linhas criadas, atualizadas, excluídas e inalteradas. Desempenho A aba mostra os dados processados e a taxa de sucesso ao longo de 7 a 90 dias.

O que os planos permitem

A automação está presente em todos os planos, inclusive no gratuito, sem limite para a quantidade de automações que você pode criar. O que cada plano limita é o número de linhas que uma consulta pode retornar por execução:

Se uma consulta retornar mais resultados, a execução é suspensa em vez de interrompida, e a automação informa qual plano é mais adequado ou sugere a adição de um filtro, como um intervalo de datas. Cada execução bem-sucedida também é contabilizada no seu limite do Data Realm, o mesmo conjunto de dados usado pelas suas consultas do Excel e do Planilhas Google. Consulte a página de preços. pelas verbas.

Boas próximas jogadas

• Adicionar um filtro para a consulta, como os últimos 90 dias, para que a planilha permaneça pequena e rápida e se ajuste ao limite de linhas do seu plano.
• Mantenha as anotações digitadas à mão em colunas separadas., fora da consulta, para que sobrevivam a cada sincronização.
• Agrupe suas automações No painel Editar, depois de ter alguns, a página Automação filtra por grupo.

Perguntas que as pessoas fazem

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