Mantener Smartsheet en sintonía con su archivo de Access, en un horario
Escribe la consulta SQL una sola vez. Query Streams la ejecuta según tu programación (desde cada cinco minutos hasta semanalmente) y guarda las filas en tu hoja de Smartsheet. Puedes vincular las filas mediante una clave para que los cambios se guarden y se eliminen las filas que no se incluyeron en la consulta, o simplemente añadirlas. Sin Zapier, sin scripts, sin exportaciones. La primera vez solo te llevará unos quince minutos, y el plan gratuito lo incluye.
Lo que obtendrás al final
Una hoja de Smartsheet que almacena las filas que devuelve tu consulta de Access y se actualiza periódicamente, cada cinco minutos o semanalmente, con un recibo de los cambios realizados en cada ejecución. Algo así:
Pedidos a Smartsheet ActivoMicrosoft Access holds your data in a file. Your team works in Smartsheet. The usual bridge is a Zapier or Make scenario, or a CSV someone uploads that breaks quietly and copies one row at a time. Query Streams Automation does it differently: the Agent that already reads your Access file runs your saved SQL on a schedule and writes the whole result into Smartsheet in one pass, matching rows by a key so the sheet stays correct rather than growing.
Lo que necesitarás
Una cuenta de Query Streams
El plan gratuito es suficiente para esta guía. Regístrate en mi.querystreams.com.
Acceso conectado a través del Agente
The Agent installed on the computer that holds your Access file, or on one that reads it from a network share, with the connection added in Data Agents. Not done yet? Conectar primero; tarda unos diez minutos.
Una consulta guardada
La SELECCIÓN que desea mantener sincronizada, guardada en Generador de consultasEl paso 1 que se muestra a continuación ilustra un ejemplo. Si desea que las filas modificadas se actualicen directamente, incluya una columna que sea única para cada fila, como un ID.
Tu inicio de sesión de Smartsheet
Smartsheet te pide que permitas que Query Streams lea y escriba hojas de cálculo. Un token de acceso a la API también funciona.
¿Dónde se realiza el trabajo? En el ordenador que ejecuta el Agente. Este ejecuta la consulta según lo programado y escribe las filas en Smartsheet, por lo que el ordenador debe permanecer encendido. Puede cerrar el navegador. Query Streams nunca almacena las filas.
File on another computer? The Agent does not have to run on the computer that holds your Access file: it can read the file from a network share. Reaching a file on a network share, below, shows what that takes.
Configúralo en seis pasos.
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Guarda la consulta que deseas mantener sincronizada.
Abrir Generador de consultas, seleccione su conexión de acceso (¿aún no está conectado? Empieza aquí), y escribe la sentencia SELECT que devuelva exactamente las filas y columnas que deseas en Smartsheet. Esta extrae algunas columnas de una Clientes mesa:
Ejemplo · SQLSELECCIONAR LOS 100 MEJORES CustomerID, CompanyName, City DE Customers ORDENAR POR CompanyName;
Ejecútalo y luego Guardar Asígnale un nombre que reconozcas, como "Pedidos para Smartsheet". Mantén una columna única por fila en la cláusula SELECT, aquí. ID de clienteEsa es la clave que usa Full Sync para actualizar las filas directamente. Edita y guarda la consulta más tarde y la automatización aplicará el cambio en su siguiente ejecución.
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Abra Automation y elija Smartsheet.
En el portal, abre Automatización (menú superior) Flujos → Programado → Automatización) y haga clic Nueva automatización. El mago tiene cinco pasos cortos. En Primer paso haga clic en el Smartsheet tarjeta.
¿Ves "Antes de empezar" en su lugar? El asistente solo se abre cuando un agente está conectado y existe al menos una consulta guardada. La página indica cuál de las tres consultas falta y proporciona un enlace para acceder a ella.
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Conectar Smartsheet
En Paso 2 hacer clic Conéctate con SmartsheetInicia sesión y permítelo. Smartsheet te pide permiso para que Query Streams lea y escriba hojas. Un token de acceso a la API también funciona. ¿Ya te has conectado una vez? La página ofrece Utilice esta conexión en cambio.
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Elige dónde terminan las filas
En Paso 3 elige el Hoja Las filas deben insertarse en la hoja de cálculo. Si desea una hoja vacía, cree primero la hoja en Smartsheet; el asistente solo muestra las hojas existentes. Una automatización por hoja.
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Seleccione la consulta y decida cómo se mostrarán las filas.
En Paso 4 abrir el Consulta guardada Enumere y seleccione la consulta del paso 1. Query Streams la ejecuta una vez para leer las columnas, le indica cuántas filas devuelve y muestra dos opciones:
Agregar · rápidoAñada
Cada ejecución agrega las filas de la consulta al final de la hoja. No se actualiza ni se elimina nada, por lo que es la opción más rápida para los registros, eventos e historial que desee acumular. No se necesita una columna clave. Una fila que no cambia no se agrega de nuevo; una fila cuyos valores cambiaron se agrega debajo como una nueva línea y la anterior permanece.
Sincronización completa · espejosSincronización total
Las filas coinciden con un llave Columna como la del ID del pedido. Se añaden filas nuevas, se actualizan las filas modificadas y se eliminan las que ya no aparecen en la consulta, incluidas las que se introdujeron manualmente en la hoja; por lo tanto, conviene guardar las filas introducidas manualmente en otra hoja. Esta es la opción ideal para inventario, flujos de trabajo, datos maestros y paneles de control.
Detalles específicos de Smartsheet. La columna principal de la hoja se renombra con el nombre de la columna clave, y las columnas asignadas de tipo Fecha, Casilla de verificación, Lista desplegable o Contacto se cambian a Texto/Número para que los valores de la consulta se ajusten. Las columnas que la consulta desconoce se mantienen sin cambios.
La sincronización completa se configura por columna, lo que la hace útil en una hoja compartida:
- Llave
- La columna que identifica una fila, por ejemplo id_pedidoDebe ser único en el resultado de la consulta; Query Streams lo comprueba por usted y rechaza los duplicados.
- Sincronización
- Sobrescribe los datos de Access en cada ejecución. Si alguien edita una columna de sincronización en Smartsheet, en la siguiente ejecución se restaurará el valor original.
- Preservar
- Se escribe cuando llega la fila por primera vez y nunca se vuelve a comparar, por lo que un cambio en Access no activa una actualización. Para las notas, los responsables y las fechas de seguimiento que su equipo introduce manualmente, utilice una columna que no esté en la consulta: las columnas que solo existen en Smartsheet nunca se ven afectadas por la sincronización.
¿Cuál es más rápido? La función "Añadir" escribe sin leer primero la hoja de cálculo. La función "Sincronización completa" la lee, compara cada fila y escribe solo las diferencias, por lo que tarda más, pero la hoja siempre coincide con la consulta. Puedes cambiar de opción más adelante desde el panel de edición de la automatización.
Para una hoja en la que pueda confiar, haga clic aquí. Crear todas las columnas como Sync, luego haga clic en el icono de la llave en ID de cliente para hacerlo el LlaveQuery Streams analiza todo el resultado para confirmar que la clave es única y le advierte si no lo es. Mantenga las notas de su equipo en columnas que no formen parte de la consulta; estas nunca se modifican. Para un registro que solo debería crecer, haga clic aquí. Crear todas las columnas como Conservar En su lugar, omita la clave. Haga clic. Continuar.
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Establece el horario, ponle nombre, créalo.
En Paso 5 elegir Funcionar según un horario y elige uno Frecuencia:
Frecuencia Corre Cada 5 minutos cada 5 minutos, la velocidad más rápida permitida Cada 15 minutos cada 15 minutos Cada 30 minutos cada 30 minutos Cada hora al comienzo de cada hora Todos los días a las 9 de la mañana. todos los días a las 9:00, la hora predeterminada Todos los días a las 6 de la mañana. Todos los días a las 6:00 De lunes a viernes a las 9 de la mañana. De lunes a viernes a las 9:00 Semanalmente (lunes a las 9:00) Todos los lunes a las 9:00 Horario personalizado tus propios minutos, horas, días de la semana o día del mes Los tiempos siguen al Zona horaria tú eliges, que comienza como el de tu navegador. También puedes elegir Solo manual y presione Ejecutar Cuando quieras; puedes añadir una programación más adelante desde el panel de edición de la automatización. Las ejecuciones programadas se realizan en el Agente, por lo que continúan incluso con el navegador cerrado. Si el ordenador donde se ejecuta el Agente está apagado cuando debería realizarse una ejecución, esta se ejecutará una sola vez, poco después de que el Agente se reinicie.
Dale un Nombre de la integración, como “Pedidos a Smartsheet, diariamente”, verifique el Listo para crear resumen y clic Crear automatización. De vuelta en la página de Automatización, pulse Ejecutar Realiza la primera sincronización ahora en lugar de esperar a la programación. Abre Smartsheet: las filas están ahí, debajo de los encabezados de columna.
Eso es todo. A partir de ahora, la hoja de cálculo se actualiza automáticamente. Solo las filas que devuelve la consulta salen de la red, y nadie tiene que acordarse de ejecutar nada.
Lo que ves después
El Página de automatización Enumera cada automatización con su estado, origen, destino, clave, programación, última sincronización y número de filas. Abra una para la Ejecuciones pestaña: cada ejecución con su activador (manual o programado), duración y filas creadas, actualizadas, eliminadas y sin cambios. A Actuación La pestaña muestra los datos procesados y la tasa de éxito durante un período de 7 a 90 días.
Se te informa cuándo se detiene
Cada organización tiene una Problemas de sincronización Regla de alerta desde el primer día: un aviso en la aplicación y un correo electrónico cuando falla la sincronización, y otro cuando se resuelve. Un mensaje por incidente, nunca uno por reintento. Desactívala o cambia los canales en Streams → Alertas e informes.
Se detiene cuando debería.
Si Smartsheet deja de aceptar la conexión o se elimina el conector de datos, la automatización se pausa e indica el motivo. Vuelva a conectarse o seleccione un nuevo origen y pulse Reanudar. Otros errores mantienen la programación en marcha y se muestran en la fila correspondiente.
Falta la columna clave
Si alguien cambia el nombre o elimina la columna clave en Smartsheet, Full Sync se detiene antes de escribir nada y muestra Opciones de reparaciónVuelve a colocar la columna con su nombre exacto y ejecuta de nuevo. Tus otras columnas nunca se eliminan durante la sincronización.
Lo que permiten los planes
La automatización está incluida en todos los planes, incluido el gratuito, sin límite en la cantidad de automatizaciones que puedes crear. Lo que sí limita cada plan es la cantidad de filas que una consulta puede devolver por ejecución:
| Plan | Filas por carrera |
|---|---|
| Gratis | 125 |
| Núcleo personal | 500 |
| Personal Plus | 1,000 |
| Núcleo empresarial | 2,500 |
| Negocios Plus | 5,000 |
| Business Max | 10,000 |
| Núcleo empresarial | 25,000 |
| Enterprise Plus | 100,000 |
| Enterprise Max | 250,000 |
Si una consulta devuelve más resultados, la ejecución se pausa en lugar de interrumpirse, y la automatización indica qué plan se ajusta mejor o sugiere agregar un filtro, como un rango de fechas. Cada ejecución exitosa también se contabiliza dentro de su asignación de Data Realm, el mismo grupo que utilizan sus consultas de Excel y Hojas de cálculo. Consulte la página de precios. para las asignaciones.
Buenos pasos a seguir
- Agregar un filtro a la consulta, como los últimos 90 días, para que la hoja se mantenga pequeña y rápida y se ajuste al límite de filas de su plan.
- Mantén las notas escritas a mano en columnas separadas., fuera de la consulta, por lo que sobreviven a cada sincronización.
- Agrupa tus automatizaciones Desde el panel de edición, una vez que tenga algunos, la página de automatización filtra por grupo.
Reaching a file on a network share
If the test cannot get to the share, look for these words in its result: unreachable means the Agent’s computer got no answer from the server.
Microsoft Access file on a share? The account the Agent reads with needs Modify permission on the folder, because Access creates a .laccdb lock file beside the database even when it only reads. Do not run the Agent for Access on a computer with 32-bit Office; use a dedicated computer without it. Signing in to the file server · If the computer has 32-bit Office
Test failed on a share?
Every run reaches the file the same way the connection test does. If runs start failing after something changed on the file server, a new password for example, open the connector in Agentes de datos y haga clic Probar la conexión. The test result, and the line under the file path, name the problem:
| Mensaje | Causa | Arreglar |
|---|---|---|
| Access database file does not exist: followed by a \\servidor\recurso compartido path you know is right | No login is stored, so the Agent tried the share as its own account and could not see the file: the share turned that account away, or the server did not answer. In the first case the line under the path says Access denied for the agent’s service account. | Haga clic en Service identity under the path and store a login that can read the share. If the line under the path does not say access denied, check that the Agent’s computer can open the share at all. |
| Share \\server: access denied — add credentials for this server | A login is stored, but that account has no permission on the share, or another sign-in to the same server is in the way; the message before this line says which. | Ask whoever runs the server to give that account read access, or store an account that has it. For a sign-in in the way, see the two rows on one login per server below. |
| Share \\server: the credentials were refused — check the username and password | The server turned the stored login down: a typo, the wrong domain, or a password changed since it was saved, which also stops runs that used to work. | Click the chip under the path and type the password again; for an account made on the server itself, leave Domain blank. After a refused login the Agent waits a minute before it tries that same one again, so the account is not locked out; saving a corrected password tries straight away. |
| Share \\server: server unreachable from the agent machine | The Agent’s computer got no answer from the server: a wrong server name, the server is off, or a firewall blocks file sharing. | On the Agent’s computer, open the same \\servidor\recurso compartido path in File Explorer. If that fails too, it is a network problem for whoever runs the network. |
| Another connector on this agent already signs in to \\server as … | Windows lets one computer sign in to a server as one account at a time, and another connector on this Agent uses a different login for that server. | Store the same login the other connector uses, or change it on every connector that reads that server. |
| Windows already holds a sign-in to \\server for … | Something on the Agent’s computer other than the Agent is already signed in to that server as a different account, and the Agent never closes a sign-in it did not make. | Do what the rest of the message says: use that same account on this connector, or close the other sign-in on the Agent’s computer. If it says the share is already readable through that sign-in, choose Use service identity in the login box instead. |
| This agent build cannot sign in to \\server with stored credentials. | The Agent is an older version that cannot use stored logins. | Update the Agent, then test again. |
| The agent cannot write to the folder containing the Access database. | The account can read the file but cannot create the .laccdb lock file beside it. | Give that account Modify permission on the folder, the same as any Access user has. |
Messages about the database engine or Office are in the Microsoft Access connector guide’s Test failed? table.
Preguntas que hace la gente
¿La sincronización sobrescribirá las notas que mi equipo agregue en Smartsheet?
No si las notas se encuentran en su propia columna. Las columnas que existen solo en Smartsheet y no en su consulta nunca se modifican, así que agregue una columna de Notas o Propietario junto a las sincronizadas y escriba allí. Las columnas marcadas Sincronización se restablecen al valor de Acceso en cada ejecución; Preservar Las columnas se rellenan cuando llega una fila por primera vez y no se comparan posteriormente.
¿Mis datos de Access se almacenan mediante Query Streams?
No. El agente ejecuta la consulta en tu sistema y envía las filas directamente a Smartsheet mediante un enlace cifrado. Query Streams guarda la configuración, la programación y el número de filas por ejecución, pero no las filas en sí.
¿Es necesario que mi ordenador permanezca encendido?
Quien ejecuta el Agente sí lo hace, ya que es el Agente el que ejecuta la consulta y escribe en Smartsheet. Puedes cerrar tu portátil y tu navegador. Si ese ordenador está apagado cuando debería ejecutarse la consulta, la ejecución omitida se producirá una sola vez, poco después de que el Agente se reinicie.
¿Puedo modificar la consulta más tarde?
Sí. Edítalo y guárdalo en el Generador de consultas y la siguiente ejecución utilizará automáticamente la nueva versión. Si añades o eliminas columnas, abre el panel de edición de la automatización para asignarlas.
¿Pueden dos automatizaciones escribir en la misma hoja?
No, una automatización por hoja. Dirige una segunda automatización a una hoja diferente, o amplía la consulta que sigue a la primera.
¿El plan gratuito realmente cubre esto?
Sí. El plan gratuito es permanente, no una prueba que caduca. La automatización está incluida en todos los planes; lo que varía según el plan es la cantidad de filas que una consulta puede devolver por ejecución. Consulta exactamente qué incluye el plan gratuito en la página web. página de precios.
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Setup trouble?
- Access engine will not install, the file is on a mapped drive, or Test connection fails? The Access setup page walks each fix click by click → Microsoft Access connector setup
- Agent shows Offline, or Test connection and Browse are greyed out? Check that the Agent is online → Is the Agent online?
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