Trzymać Smartsheet zgodnie z plikiem Access, zgodnie z harmonogramem
Napisz zapytanie SQL raz. Query Streams uruchamia je zgodnie z Twoim harmonogramem, od pięciu minut do cotygodniowych, i zapisuje wiersze w arkuszu Smartsheet. Dopasuj wiersze do klucza, aby zmiany trafiły na swoje miejsce, a wiersze, które opuściły zapytanie, zostały usunięte, lub po prostu dodaj. Bez Zapiera, skryptów i eksportów. Za pierwszym razem zajmie to około piętnastu minut, a plan darmowy to obejmuje.
Co z tego wyjdzie?
Arkusz Smartsheet przechowujący wiersze zwracane przez zapytanie Access i aktualizowany według harmonogramu, od pięciu minut do cotygodniowych aktualizacji, z potwierdzeniem zmian po każdym uruchomieniu. Na przykład:
Zamówienia do Smartsheet AktywnyMicrosoft Access holds your data in a file. Your team works in Smartsheet. The usual bridge is a Zapier or Make scenario, or a CSV someone uploads that breaks quietly and copies one row at a time. Query Streams Automation does it differently: the Agent that already reads your Access file runs your saved SQL on a schedule and writes the whole result into Smartsheet in one pass, matching rows by a key so the sheet stays correct rather than growing.
Czego będziesz potrzebować
Konto Query Streams
Plan darmowy wystarczy do tego poradnika. Zarejestruj się na my.querystreams.com.
Dostęp połączony przez Agenta
The Agent installed on the computer that holds your Access file, or on one that reads it from a network share, with the connection added in Data Agents. Not done yet? Najpierw połącz się z dostępem; zajmie to około dziesięciu minut.
Zapisane zapytanie
SELECT, który chcesz zachować w synchronizacji, zapisany w Kreator zapytańKrok 1 poniżej pokazuje jeden z nich. Jeśli chcesz, aby zmienione wiersze były aktualizowane na miejscu, dodaj kolumnę, która jest unikatowa dla każdego wiersza, np. identyfikator.
Twoje logowanie do Smartsheet
Smartsheet prosi o zezwolenie strumieniom zapytań na odczyt i zapis arkuszy. Token dostępu API również działa.
Gdzie odbywa się praca? Na komputerze, na którym działa Agent. Uruchamia on zapytanie zgodnie z harmonogramem i zapisuje wiersze do Smartsheet, więc komputer musi pozostać włączony. Przeglądarkę można zamknąć. Sam Query Streams nigdy nie zapisuje wierszy.
File on another computer? The Agent does not have to run on the computer that holds your Access file: it can read the file from a network share. Reaching a file on a network share, below, shows what that takes.
Skonfiguruj w sześciu krokach
-
Zapisz zapytanie, które chcesz zachować w synchronizacji
Otwórz Kreator zapytań, wybierz połączenie Access (jeszcze nie połączony? zacznij tutaj) i napisz instrukcję SELECT, która zwróci dokładnie te wiersze i kolumny, których potrzebujesz w Smartsheet. Ta instrukcja pobiera kilka kolumn z Klienci tabela:
Przykład · SQLWYBIERZ 100 NAJLEPSZYCH ID klienta, Nazwa firmy, Miasto Z Klienci UPORZĄDKUJ WEDŁUG Nazwa firmy;
Uruchom to, a potem Zapisz Nadaj mu nazwę, którą rozpoznasz, na przykład „Zamówienia dla Smartsheet”. Zachowaj kolumnę unikalną dla każdego wiersza w SELECT, tutaj. Identyfikator klientaTo jest klucz, którego używa Full Sync do aktualizacji wierszy w miejscu. Edytuj i ponownie zapisz zapytanie później, a automatyzacja wykryje zmianę przy następnym uruchomieniu.
-
Otwórz Automatyzację i wybierz Smartsheet
W portalu otwórz Automatyzacja (górne menu Strumienie → Zaplanowane → Automatyzacja) i kliknij Nowa automatyzacja. Kreator ma pięć krótkich kroków. Na Krok 1 Kliknij Smartsheet karta.
A może wolisz „Zanim zaczniesz”? Kreator otwiera się tylko wtedy, gdy agent jest online i ma połączenie oraz istnieje co najmniej jedno zapisane zapytanie. Strona zawiera listę brakujących zapytań i linki do nich.
-
Połącz Smartsheet
NA Krok 2 trzask Połącz się ze Smartsheet, zaloguj się i zezwól na to. Smartsheet prosi o zezwolenie strumieniom zapytań na odczyt i zapis arkuszy. Token dostępu API również działa. Już połączony? Strona oferuje Użyj tego połączenia Zamiast.
-
Wybierz miejsce, w którym będą lądować rzędy
NA Krok 3 wybierz Arkusz Wiersze powinny trafić do… Jeśli chcesz mieć pusty arkusz, najpierw utwórz go w Smartsheet; kreator wyświetla tylko istniejące arkusze. Jedna automatyzacja na arkusz.
-
Wybierz zapytanie i zdecyduj, jak mają trafić wiersze
NA Krok 4 otwórz Zapisane zapytanie wyświetl listę i wybierz zapytanie z kroku 1. Query Streams uruchamia je raz, aby odczytać kolumny, informuje o liczbie zwróconych wierszy i pokazuje dwie opcje:
Dołącz · szybkoDołącz
Każde uruchomienie dodaje wiersze zapytania na dole arkusza. Nic nie jest aktualizowane ani usuwane, dlatego jest to szybki wybór w przypadku dzienników, zdarzeń i historii, które chcesz gromadzić. Kolumna klucza nie jest potrzebna. Wiersz, który powraca bez zmian, nie jest dodawany ponownie; wiersz, którego wartości uległy zmianie, jest dodawany poniżej jako nowy wiersz, a stary wiersz pozostaje.
Pełna synchronizacja · lustraPełna synchronizacja
Wiersze są dopasowywane za pomocą klawisz kolumna, taka jak identyfikator zamówienia. Nowe wiersze są dodawane, zmienione wiersze są aktualizowane na miejscu, a wiersze, które nie są już zwracane z zapytania, są usuwane, w tym wiersze wpisane ręcznie do arkusza, więc wiersze utworzone ręcznie należy przechowywać w innym arkuszu. Jest to opcja dla zapasów, procesów, danych głównych i pulpitów nawigacyjnych.
Szczegóły Smartsheet. Główna kolumna arkusza zostaje przemianowana na kolumnę kluczową, a zmapowana kolumna typu Data, Pole wyboru, Lista rozwijana lub Kontakt zostaje zmieniona na Tekst/Liczba, aby wartości z zapytania były zgodne. Kolumny, których zapytanie nie uwzględnia, pozostają bez zmian.
Pełna synchronizacja jest ustawiana dla każdej kolumny, co czyni ją przydatną w arkuszach współdzielonych:
- Klawisz
- Kolumna identyfikująca wiersz, na przykład numer_zamówieniaMusi być unikatowy w wyniku zapytania. Query Streams sprawdza to i odrzuca duplikaty.
- Synchronizacja
- Nadpisywane z Accessa przy każdym uruchomieniu. Jeśli ktoś edytuje kolumnę synchronizacji w Smartsheet, przy kolejnym uruchomieniu wartość źródłowa zostanie przywrócona.
- Utrzymywać
- Zapisywana, gdy wiersz pojawia się po raz pierwszy i nigdy nie jest porównywana ponownie, więc zmiana w programie Access nie powoduje aktualizacji. W przypadku notatek, właścicieli i dat działań następczych, które zespół wpisuje ręcznie, użyj kolumny, która w ogóle nie występuje w zapytaniu: kolumny istniejące tylko w Smartsheet nigdy nie są modyfikowane przez synchronizację.
Co jest szybsze? Dołączanie zapisów odbywa się bez wcześniejszego odczytu arkusza. Pełna synchronizacja odczytuje arkusz, porównuje każdy wiersz i zapisuje tylko różnice, więc trwa to dłużej, ale arkusz zawsze pasuje do zapytania. Możesz później przełączyć się z panelu edycji automatyzacji.
Aby wybrać arkusz, któremu chcesz zaufać, kliknij Utwórz wszystkie kolumny jako synchronizowane, a następnie kliknij ikonę klucza na Identyfikator klienta aby to zrobić KlawiszStrumienie zapytań skanują cały wynik, aby potwierdzić, że klucz jest unikatowy, i ostrzegają, jeśli tak nie jest. Przechowuj notatki zespołu w kolumnach, które nie są częścią zapytania; nigdy ich nie zmieniaj. Aby utworzyć dziennik, który powinien stale rosnąć, kliknij Utwórz wszystkie kolumny jako Zachowaj zamiast tego i pomiń klucz. Kliknij Kontynuować.
-
Ustaw harmonogram, nazwij go, utwórz
NA Krok 5 wybierać Uruchom według harmonogramu i wybierz Częstotliwość:
Częstotliwość Biegi Co 5 minut co 5 minut, najszybszy dozwolony Co 15 minut co 15 minut Co 30 minut co 30 minut Każda godzina na szczycie każdej godziny Codziennie o 9 rano codziennie o 9:00, domyślnie Codziennie o 6 rano codziennie o 6:00 Dni powszednie o 9 rano Od poniedziałku do piątku o 9:00 Tygodniowo (poniedziałek 9 rano) w każdy poniedziałek o 9:00 Niestandardowy harmonogram własne minuty, godziny, dni tygodnia lub dni miesiąca Czasy podążają za Strefa czasowa którą wybierzesz, która zaczyna się od Twojej przeglądarki. Możesz również wybrać Tylko ręcznie i naciśnij Bieg Kiedy tylko chcesz; harmonogram można dodać później z panelu edycji automatyzacji. Zaplanowane uruchomienia odbywają się w Agencie, więc trwają nawet po zamknięciu przeglądarki. Jeśli komputer z Agentem jest wyłączony w momencie planowanego uruchomienia, pominięte uruchomienie nastąpi jednorazowo, wkrótce po ponownym uruchomieniu Agenta.
Daj temu Nazwa integracji, takie jak „Zamówienia do Smartsheet, codziennie”, sprawdź Gotowy do stworzenia podsumowanie i kliknij Utwórz automatyzację. Wróć na stronę Automatyzacja i naciśnij Bieg Aby wykonać pierwszą synchronizację teraz, zamiast czekać na harmonogram, otwórz Smartsheet: wiersze są tam, pod nagłówkami kolumn.
To wszystko. Od teraz arkusz jest zawsze aktualny. Nic nie opuszcza sieci poza wierszami zwróconymi przez zapytanie i nikt nie musi pamiętać o uruchomieniu czegokolwiek.
Co widzisz później
Ten Strona automatyzacji Wyświetla listę wszystkich automatyzacji wraz ze statusem, źródłem, celem, kluczem, harmonogramem, ostatnią synchronizacją i liczbą wierszy. Otwórz jeden dla Egzekucje Karta: każde uruchomienie z jego wyzwalaczem (ręcznym lub zaplanowanym), czasem trwania oraz wierszami utworzonymi, zaktualizowanymi, usuniętymi i niezmienionymi. Wydajność na karcie wyświetlane są przetworzone dane i wskaźnik sukcesu w okresie od 7 do 90 dni.
Dowiesz się, kiedy się zatrzyma
Każda organizacja ma Problemy z synchronizacją Zasada alertów od samego początku: powiadomienie w aplikacji i e-mail w przypadku niepowodzenia synchronizacji oraz kolejny w przypadku jej przywrócenia. Jedna wiadomość na incydent, nigdy jedna na ponowną próbę. Wyłącz tę opcję lub zmień kanał w sekcji Strumienie → Alerty i raporty.
Zatrzymuje się, kiedy powinien
Jeśli Smartsheet przestanie akceptować połączenie lub łącznik danych zostanie usunięty, automatyzacja zatrzyma się i wyświetli komunikat z informacją o przyczynie. Połącz się ponownie lub wybierz nowe źródło i naciśnij przycisk Wznów. Pozostałe błędy kontynuują działanie harmonogramu i wyświetlają się w wierszu.
Brak kolumny kluczowej
Jeśli ktoś zmieni nazwę lub usunie kolumnę klucza w Smartsheet, pełna synchronizacja zostanie zatrzymana przed zapisaniem czegokolwiek i wyświetli komunikat Napraw opcje: przywróć kolumnę z jej dokładną nazwą i uruchom ponownie. Pozostałe kolumny nigdy nie zostaną usunięte podczas synchronizacji.
Co pozwalają plany
Automatyzacja jest dostępna w każdym planie, w tym w planie darmowym, bez limitu liczby tworzonych automatyzacji. Każdy plan ogranicza liczbę wierszy, jakie zapytanie może zwrócić w jednym przebiegu:
| Plan | Liczba wierszy na przebieg |
|---|---|
| Bezpłatny | 125 |
| Rdzeń osobisty | 500 |
| Osobisty Plus | 1,000 |
| Podstawy działalności | 2,500 |
| Biznes Plus | 5,000 |
| Biznes Max | 10,000 |
| Rdzeń przedsiębiorstwa | 25,000 |
| Enterprise Plus | 100,000 |
| Enterprise Max | 250,000 |
Jeśli zapytanie zwróci więcej, przebieg jest wstrzymywany, a nie przerywany, a automatyzacja wskazuje, który plan pasuje lub sugeruje dodanie filtra, takiego jak zakres dat. Każde pomyślne przebiegnięcie jest również wliczane do limitu Data Realm, tej samej puli, z której korzystają zapytania w Excelu i Arkuszach. Zobacz stronę z cennikiem za dodatki.
Dobre następne ruchy
- Dodaj filtr do zapytania, np. ostatnich 90 dni, dzięki czemu arkusz pozostaje mały i szybki oraz mieści się w limicie wierszy Twojego planu.
- Przechowuj notatki wpisane ręcznie w osobnych kolumnach, poza zapytaniem, dzięki czemu przetrwają każdą synchronizację.
- Grupuj swoje automatyzacje z panelu Edycja, gdy masz ich kilka; strona Automatyzacja filtruje według grupy.
Reaching a file on a network share
If the test cannot get to the share, look for these words in its result: unreachable means the Agent’s computer got no answer from the server.
Microsoft Access file on a share? The account the Agent reads with needs Modify permission on the folder, because Access creates a .laccdb lock file beside the database even when it only reads. Do not run the Agent for Access on a computer with 32-bit Office; use a dedicated computer without it. Signing in to the file server · If the computer has 32-bit Office
Test failed on a share?
Every run reaches the file the same way the connection test does. If runs start failing after something changed on the file server, a new password for example, open the connector in Agenci danych i kliknij Połączenie testowe. The test result, and the line under the file path, name the problem:
| Wiadomość | Przyczyna | Naprawić |
|---|---|---|
| Access database file does not exist: followed by a \\serwer\udział path you know is right | No login is stored, so the Agent tried the share as its own account and could not see the file: the share turned that account away, or the server did not answer. In the first case the line under the path says Access denied for the agent’s service account. | Kliknij Service identity under the path and store a login that can read the share. If the line under the path does not say access denied, check that the Agent’s computer can open the share at all. |
| Share \\server: access denied — add credentials for this server | A login is stored, but that account has no permission on the share, or another sign-in to the same server is in the way; the message before this line says which. | Ask whoever runs the server to give that account read access, or store an account that has it. For a sign-in in the way, see the two rows on one login per server below. |
| Share \\server: the credentials were refused — check the username and password | The server turned the stored login down: a typo, the wrong domain, or a password changed since it was saved, which also stops runs that used to work. | Click the chip under the path and type the password again; for an account made on the server itself, leave Domain blank. After a refused login the Agent waits a minute before it tries that same one again, so the account is not locked out; saving a corrected password tries straight away. |
| Share \\server: server unreachable from the agent machine | The Agent’s computer got no answer from the server: a wrong server name, the server is off, or a firewall blocks file sharing. | On the Agent’s computer, open the same \\serwer\udział path in File Explorer. If that fails too, it is a network problem for whoever runs the network. |
| Another connector on this agent already signs in to \\server as … | Windows lets one computer sign in to a server as one account at a time, and another connector on this Agent uses a different login for that server. | Store the same login the other connector uses, or change it on every connector that reads that server. |
| Windows already holds a sign-in to \\server for … | Something on the Agent’s computer other than the Agent is already signed in to that server as a different account, and the Agent never closes a sign-in it did not make. | Do what the rest of the message says: use that same account on this connector, or close the other sign-in on the Agent’s computer. If it says the share is already readable through that sign-in, choose Use service identity in the login box instead. |
| This agent build cannot sign in to \\server with stored credentials. | The Agent is an older version that cannot use stored logins. | Update the Agent, then test again. |
| The agent cannot write to the folder containing the Access database. | The account can read the file but cannot create the .laccdb lock file beside it. | Give that account Modify permission on the folder, the same as any Access user has. |
Messages about the database engine or Office are in the Microsoft Access connector guide’s Test failed? table.
Pytania, które zadają ludzie
Czy synchronizacja nadpisze notatki dodane przez mój zespół w Smartsheet?
Nie, jeśli notatki znajdują się we własnej kolumnie. Kolumny, które istnieją tylko w Smartsheet i nie są uwzględnione w zapytaniu, nigdy nie są modyfikowane, więc dodaj kolumnę „Notatki” lub „Właściciel” obok zsynchronizowanych i wpisz tam swoje dane. Kolumny oznaczone Synchronizacja są przywracane do wartości Access przy każdym uruchomieniu; Utrzymywać kolumny są wypełniane w momencie, gdy wiersz po raz pierwszy dociera do odbiorcy, i nie są później porównywane.
Czy moje dane dostępowe są przechowywane w strumieniach zapytań?
Nie. Agent uruchamia zapytanie po Twojej stronie i przesyła wiersze bezpośrednio do Smartsheet za pomocą szyfrowanego łącza. Query Streams przechowuje konfigurację, harmonogram i liczbę wierszy na jedno uruchomienie, a nie same wiersze.
Czy mój komputer musi być włączony?
Ten, który uruchamia Agenta, robi to, ponieważ to Agent uruchamia zapytanie i zapisuje dane do Smartsheet. Twój laptop i przeglądarka mogą być zamknięte. Jeśli komputer jest wyłączony w momencie, gdy ma zostać wykonane zadanie, pominięte zadanie zostanie wykonane jednorazowo, wkrótce po ponownym uruchomieniu Agenta.
Czy mogę później zmienić zapytanie?
Tak. Edytuj i zapisz w Kreatorze zapytań, a przy następnym uruchomieniu automatycznie zostanie użyta nowa wersja. Jeśli dodasz lub usuniesz kolumny, otwórz panel edycji automatyzacji, aby je zmapować.
Czy dwa automatyzacje mogą zapisywać dane na tym samym arkuszu?
Nie, jedna automatyzacja na arkusz. Skieruj drugą automatyzację na inny arkusz lub rozszerz zapytanie za pierwszą.
Czy plan darmowy naprawdę to obejmuje?
Tak. Wersja darmowa to plan, który można zachować, a nie okres próbny, który wygasa. Automatyzacja jest zawarta w każdym planie; w zależności od planu zmienia się liczba wierszy, które jedno zapytanie może zwrócić w jednym przebiegu. Zobacz dokładnie, co obejmuje wersja darmowa. strona z cenami.
Powiązane przewodniki
Każdy przewodnik dla Access
Excel
Google Sheets
Claude (MCP)
REST API- Synchronizuj z Google Sheets
Synchronizuj z Airtable
Synchronizuj z Baserow
Synchronizuj z SeaTable
Synchronizuj z Anvil.works
Setup trouble?
- Access engine will not install, the file is on a mapped drive, or Test connection fails? The Access setup page walks each fix click by click → Microsoft Access connector setup
- Agent shows Offline, or Test connection and Browse are greyed out? Check that the Agent is online → Is the Agent online?
English 
Spanish 
German 
French 
Portuguese 
Japanese 
Korean 
Chinese 
Italian 
Dutch 
Indonesian 
Polish