Garder Smartsheet en phase avec votre fichier Access, selon un horaire
Rédigez votre requête SQL une seule fois. Query Streams l'exécute selon votre planification (de toutes les cinq minutes à une fois par semaine) et insère les lignes dans votre feuille Smartsheet. Associez les lignes par une clé pour que les modifications soient prises en compte et que les lignes non traitées par la requête soient supprimées, ou ajoutez-les simplement. Sans Zapier, sans scripts, sans exportations. Une quinzaine de minutes suffisent la première fois, et le forfait gratuit l'inclut.
Ce que vous obtiendrez
Une feuille Smartsheet contenant les lignes renvoyées par votre requête Access et mise à jour automatiquement à intervalles réguliers (de cinq minutes à une fois par semaine), avec un récapitulatif des modifications apportées à chaque exécution. Par exemple :
Commandes vers Smartsheet ActifMicrosoft Access holds your data in a file. Your team works in Smartsheet. The usual bridge is a Zapier or Make scenario, or a CSV someone uploads that breaks quietly and copies one row at a time. Query Streams Automation does it differently: the Agent that already reads your Access file runs your saved SQL on a schedule and writes the whole result into Smartsheet in one pass, matching rows by a key so the sheet stays correct rather than growing.
Ce dont vous aurez besoin
Un compte Query Streams
Le forfait gratuit suffit pour ce guide. Inscrivez-vous sur mon.querystreams.com.
Accès connecté via l'agent
The Agent installed on the computer that holds your Access file, or on one that reads it from a network share, with the connection added in Data Agents. Not done yet? Accès à la connexion en premier; cela prend environ dix minutes.
Une requête enregistrée
La sélection que vous souhaitez synchroniser, enregistrée dans Générateur de requêtesL'étape 1 ci-dessous en présente un exemple. Si vous souhaitez que les lignes modifiées soient mises à jour directement, ajoutez une colonne unique pour chaque ligne, comme un identifiant.
Votre identifiant Smartsheet
Smartsheet vous demande d'autoriser Query Streams à lire et à écrire dans les feuilles de calcul. Un jeton d'accès API fonctionne également.
Où se déroule le travail ? Sur l'ordinateur exécutant l'agent, la requête est lancée selon la planification et les lignes sont enregistrées dans Smartsheet. Cet ordinateur doit donc rester allumé. Votre navigateur peut être fermé. Query Streams ne stocke jamais les lignes.
File on another computer? The Agent does not have to run on the computer that holds your Access file: it can read the file from a network share. Reaching a file on a network share, below, shows what that takes.
Configurez-le en six étapes
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Enregistrez la requête que vous souhaitez conserver synchronisée.
Ouvrir Générateur de requêtes, choisissez votre connexion Access (pas encore connecté ? Commencez ici), et écrivez la requête SELECT qui renvoie exactement les lignes et les colonnes souhaitées dans Smartsheet. Celle-ci extrait quelques colonnes d'une feuille de calcul. Clients tableau:
Exemple · SQLSÉLECTIONNER LES 100 PREMIERS CustomerID, CompanyName, City DE Customers TRIER PAR CompanyName ;
Exécutez-le, puis Économiser Donnez-lui un nom facile à retenir, comme « Commandes pour Smartsheet ». Conservez une colonne unique pour chaque ligne de la clause SELECT, ici. ID clientC’est cette clé que Full Sync utilise pour mettre à jour les lignes directement. Modifiez et enregistrez à nouveau la requête ultérieurement, et l’automatisation prendra en compte la modification lors de sa prochaine exécution.
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Ouvrez Automation et choisissez Smartsheet
Dans le portail, ouvrez Automatisation (menu principal) Flux → Programmés → Automatisation) et cliquez Nouvelle automatisationLe magicien a cinq petits pas. Étape 1 cliquez sur Smartsheet carte.
Vous voyez plutôt « Avant de commencer » ? L'assistant ne s'ouvre que lorsqu'un agent est en ligne et qu'au moins une requête est enregistrée. La page indique laquelle des trois requêtes est manquante et fournit un lien vers celle-ci.
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Connecter Smartsheet
Sur Étape 2 cliquez Connectez-vous avec SmartsheetConnectez-vous et autorisez l'accès. Smartsheet vous demande d'autoriser Query Streams à lire et à écrire dans les feuilles de calcul. Un jeton d'accès API fonctionne également. Vous êtes déjà connecté ? La page propose Utilisez cette connexion plutôt.
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Choisissez où atterrissent les rangées
Sur Étape 3 choisissez le Feuille Les lignes doivent s'insérer dans le répertoire approprié. Si vous souhaitez une feuille vide, créez-la d'abord dans Smartsheet ; l'assistant ne propose que les feuilles existantes. Une seule automatisation par feuille.
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Choisissez la requête et décidez comment les lignes sont affichées.
Sur Étape 4 ouvrir le Requête sauvegardée Sélectionnez la requête de l'étape 1. Query Streams l'exécute une fois pour lire les colonnes, vous indique le nombre de lignes renvoyées et affiche deux choix :
Ajouter · rapideAjouter
Chaque exécution ajoute les lignes de la requête en bas de la feuille. Aucune donnée n'est mise à jour ni supprimée ; c'est donc la solution idéale pour la gestion rapide des journaux, événements et historiques. Aucune colonne clé n'est requise. Une ligne inchangée n'est pas ajoutée une seconde fois ; une ligne dont les valeurs ont changé est ajoutée en dessous, l'ancienne restant affichée.
Synchronisation complète · miroirsSynchronisation complète
Les lignes sont appariées par un clé Une colonne comme un identifiant de commande. Les nouvelles lignes sont ajoutées, les lignes modifiées sont mises à jour directement, et les lignes qui ne sont plus renvoyées par la requête sont supprimées, y compris les lignes saisies manuellement. Il est donc conseillé de conserver ces dernières sur une feuille séparée. Ce format est idéal pour la gestion des stocks, des pipelines, des données de référence et des tableaux de bord.
Spécificités de Smartsheet. La colonne principale de la feuille est renommée selon votre colonne clé, et une colonne mappée de type Date, Case à cocher, Liste déroulante ou Contact est convertie en Texte/Nombre pour s'adapter aux valeurs de votre requête. Les colonnes non prises en compte par votre requête restent inchangées.
La synchronisation complète est paramétrée par colonne, ce qui la rend utile dans une feuille partagée :
- Clé
- La colonne qui identifie une ligne, par exemple numéro_de_commande. Elle doit être unique dans le résultat de la requête ; Query Streams vérifie cela pour vous et refuse les doublons.
- Synchronisation
- Les données d'Access sont écrasées à chaque exécution. Si une colonne de synchronisation est modifiée dans Smartsheet, la valeur source est rétablie lors de la prochaine exécution.
- Préserver
- Cette donnée est enregistrée lors de l'ajout de la ligne et n'est plus comparée par la suite ; ainsi, toute modification apportée dans Access n'entraîne pas de mise à jour. Pour les notes, les responsables et les dates de suivi saisis manuellement par votre équipe, utilisez une colonne qui n'est pas incluse dans la requête : les colonnes présentes uniquement dans Smartsheet ne sont jamais synchronisées.
Lequel est le plus rapide ? L'ajout en lecture seule ne permet pas de lire la feuille au préalable. La synchronisation complète, quant à elle, la lit, compare chaque ligne et n'écrit que les différences. Ce processus est donc plus long, mais la feuille correspond toujours à la requête. Vous pouvez modifier ce mode ultérieurement depuis le panneau d'édition de l'automatisation.
Pour une feuille de calcul fiable, cliquez Créer toutes les colonnes en tant que synchrones, puis cliquez sur l'icône de clé sur ID client pour en faire le CléQuery Streams analyse l'intégralité du résultat pour confirmer l'unicité de la clé et vous avertit dans le cas contraire. Conservez les notes de votre équipe dans des colonnes distinctes de la requête ; celles-ci ne seront jamais modifiées. Pour un journal qui ne cesse de s'enrichir, cliquez ici. Créer toutes les colonnes en tant que Conserver Cliquez plutôt et ignorez la clé. Continuer.
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Définissez le calendrier, nommez-le, créez-le
Sur Étape 5 choisir Fonctionner selon un horaire et choisissez un Fréquence:
Fréquence Courses Toutes les 5 minutes toutes les 5 minutes, la plus rapide autorisée Toutes les 15 minutes toutes les 15 minutes Toutes les 30 minutes toutes les 30 minutes Toutes les heures au début de chaque heure Tous les jours à 9h tous les jours à 9h00, par défaut Tous les jours à 6h du matin tous les jours à 6h00 En semaine à 9h du matin Du lundi au vendredi à 9h00 Hebdomadaire (lundi 9h) tous les lundis à 9h00 Programme personnalisé vos propres minutes, heures, jours de la semaine ou jours du mois Les temps suivent le Fuseau horaire vous choisissez, qui commence par celui de votre navigateur. Vous pouvez également choisir Manuel uniquement et presse Exécuter Vous pouvez programmer les exécutions à tout moment ; il est possible d'ajouter une planification ultérieurement depuis le panneau d'édition de l'automatisation. Les exécutions planifiées s'effectuent sur l'Agent et continuent donc de fonctionner même lorsque votre navigateur est fermé. Si l'ordinateur exécutant l'Agent est éteint lors d'une exécution prévue, celle-ci sera effectuée une seule fois, peu après le redémarrage de l'Agent.
Donnez-lui un Nom de l'intégration, comme « Commandes vers Smartsheet, quotidiennement », vérifiez Prêt à créer résumé et clic Créer une automatisationDe retour sur la page Automatisation, appuyez sur Exécuter Il est préférable d'effectuer la première synchronisation maintenant plutôt que d'attendre la planification. Ouvrez Smartsheet : les lignes s'y trouvent, sous les en-têtes de colonnes.
C'est ça. Désormais, la feuille de calcul se met à jour automatiquement. Seules les lignes renvoyées par la requête ont quitté votre réseau, et personne n'a besoin de se souvenir d'exécuter quoi que ce soit.
Ce que vous voyez ensuite
Le page d'automatisation Affiche chaque automatisation avec son statut, sa source, sa cible, sa clé, sa planification, sa dernière synchronisation et le nombre de lignes. Ouvrez-en une pour la Exécutions Onglet : chaque exécution avec son déclencheur (manuel ou planifié), sa durée et les lignes créées, mises à jour, supprimées et inchangées. Performance L'onglet affiche les données traitées et le taux de réussite sur une période de 7 à 90 jours.
On vous prévient quand cela s'arrête.
Chaque organisation a un Problèmes de synchronisation Règle d'alerte dès le départ : une notification dans l'application et un e-mail en cas d'échec de synchronisation, puis un autre une fois la synchronisation rétablie. Un seul message par incident, jamais par tentative de resynchronisation. Vous pouvez désactiver cette option ou modifier les canaux dans Flux → Alertes et rapports.
Il s'arrête quand il le devrait
Si Smartsheet cesse d'accepter la connexion ou si le connecteur de données est supprimé, l'automatisation s'interrompt et affiche le motif. Reconnectez-vous ou sélectionnez une nouvelle source, puis cliquez sur Reprendre. Les autres erreurs permettent au traitement de se poursuivre et s'affichent sur la ligne correspondante.
Colonne clé manquante
Si quelqu'un renomme ou supprime la colonne clé dans Smartsheet, Full Sync s'arrête avant toute écriture et affiche Options de correctionRemettez la colonne avec son nom exact et relancez la synchronisation. Vos autres colonnes ne sont jamais supprimées par la synchronisation.
Ce que les plans permettent
L'automatisation est incluse dans tous les forfaits, y compris le forfait gratuit, sans limite quant au nombre d'automatisations que vous pouvez créer. Chaque forfait limite cependant le nombre de lignes qu'une requête peut renvoyer par exécution.
| Plan | Lignes par exécution |
|---|---|
| Gratuit | 125 |
| Noyau personnel | 500 |
| Personnel Plus | 1,000 |
| Cœur de métier | 2,500 |
| Business Plus | 5,000 |
| Business Max | 10,000 |
| Noyau d'entreprise | 25,000 |
| Entreprise Plus | 100,000 |
| Enterprise Max | 250,000 |
Si une requête renvoie davantage de résultats, son exécution est suspendue au lieu d'être interrompue. L'automatisation vous indique alors le plan d'exécution le plus adapté ou vous suggère d'ajouter un filtre, comme une plage de dates. Chaque exécution réussie est également décomptée de votre quota Data Realm, le même que celui utilisé par vos requêtes Excel et Sheets. Consultez la page des prix pour les indemnités.
Bonnes prochaines étapes
- Ajouter un filtre à la requête, par exemple les 90 derniers jours, afin que la feuille reste petite et rapide et respecte la limite de lignes de votre forfait.
- Conservez les notes manuscrites dans leurs propres colonnes., en dehors de la requête, afin qu'elles survivent à chaque synchronisation.
- Regroupez vos automatisations Depuis le panneau Édition, une fois que vous en avez quelques-uns ; la page Automatisation filtre par groupe.
Reaching a file on a network share
If the test cannot get to the share, look for these words in its result: unreachable means the Agent’s computer got no answer from the server.
Microsoft Access file on a share? The account the Agent reads with needs Modify permission on the folder, because Access creates a .laccdb lock file beside the database even when it only reads. Do not run the Agent for Access on a computer with 32-bit Office; use a dedicated computer without it. Signing in to the file server · If the computer has 32-bit Office
Test failed on a share?
Every run reaches the file the same way the connection test does. If runs start failing after something changed on the file server, a new password for example, open the connector in Agents de données et cliquez Test de connexion. The test result, and the line under the file path, name the problem:
| Message | Cause | Réparer |
|---|---|---|
| Access database file does not exist: followed by a \\serveur\partage path you know is right | No login is stored, so the Agent tried the share as its own account and could not see the file: the share turned that account away, or the server did not answer. In the first case the line under the path says Access denied for the agent’s service account. | Cliquez sur Service identity under the path and store a login that can read the share. If the line under the path does not say access denied, check that the Agent’s computer can open the share at all. |
| Share \\server: access denied — add credentials for this server | A login is stored, but that account has no permission on the share, or another sign-in to the same server is in the way; the message before this line says which. | Ask whoever runs the server to give that account read access, or store an account that has it. For a sign-in in the way, see the two rows on one login per server below. |
| Share \\server: the credentials were refused — check the username and password | The server turned the stored login down: a typo, the wrong domain, or a password changed since it was saved, which also stops runs that used to work. | Click the chip under the path and type the password again; for an account made on the server itself, leave Domain blank. After a refused login the Agent waits a minute before it tries that same one again, so the account is not locked out; saving a corrected password tries straight away. |
| Share \\server: server unreachable from the agent machine | The Agent’s computer got no answer from the server: a wrong server name, the server is off, or a firewall blocks file sharing. | On the Agent’s computer, open the same \\serveur\partage path in File Explorer. If that fails too, it is a network problem for whoever runs the network. |
| Another connector on this agent already signs in to \\server as … | Windows lets one computer sign in to a server as one account at a time, and another connector on this Agent uses a different login for that server. | Store the same login the other connector uses, or change it on every connector that reads that server. |
| Windows already holds a sign-in to \\server for … | Something on the Agent’s computer other than the Agent is already signed in to that server as a different account, and the Agent never closes a sign-in it did not make. | Do what the rest of the message says: use that same account on this connector, or close the other sign-in on the Agent’s computer. If it says the share is already readable through that sign-in, choose Use service identity in the login box instead. |
| This agent build cannot sign in to \\server with stored credentials. | The Agent is an older version that cannot use stored logins. | Update the Agent, then test again. |
| The agent cannot write to the folder containing the Access database. | The account can read the file but cannot create the .laccdb lock file beside it. | Give that account Modify permission on the folder, the same as any Access user has. |
Messages about the database engine or Office are in the Microsoft Access connector guide’s Test failed? table.
Questions que se posent les gens
La synchronisation écrasera-t-elle les notes ajoutées par mon équipe dans Smartsheet ?
Sauf si les notes se trouvent dans leur propre colonne. Les colonnes qui existent uniquement dans Smartsheet et non dans votre requête ne sont jamais modifiées. Ajoutez donc une colonne « Notes » ou « Propriétaire » à côté des colonnes synchronisées et saisissez-y vos notes. Les colonnes marquées Synchronisation sont rétablies à la valeur d'accès à chaque exécution ; Préserver Les colonnes sont remplies dès l'arrivée d'une ligne et ne sont plus comparées par la suite.
Mes données Access sont-elles stockées par Query Streams ?
Non. L'agent exécute la requête sur votre système et envoie directement les lignes à Smartsheet via une connexion chiffrée. Query Streams conserve la configuration, la planification et le nombre de lignes par exécution, mais pas les lignes elles-mêmes.
Mon ordinateur doit-il rester allumé ?
C'est l'ordinateur qui exécute l'Agent qui effectue la requête et écrit dans Smartsheet. Votre ordinateur portable et votre navigateur peuvent être fermés. Si cet ordinateur est éteint lors d'une exécution prévue, l'exécution manquée sera effectuée une seule fois, peu après le redémarrage de l'Agent.
Puis-je modifier la requête ultérieurement ?
Oui. Modifiez et enregistrez la requête dans le Générateur de requêtes ; la prochaine exécution utilisera automatiquement la nouvelle version. Si vous ajoutez ou supprimez des colonnes, ouvrez le panneau d'édition de l'automatisation pour les associer.
Deux automatisations peuvent-elles écrire sur la même feuille ?
Non, une seule automatisation par feuille. Vous pouvez créer une deuxième automatisation pour cibler une autre feuille, ou élargir la requête de la première.
Le forfait gratuit couvre-t-il vraiment cela ?
Oui. L'offre gratuite est un forfait permanent, et non une période d'essai. L'automatisation est incluse dans tous les forfaits ; seul le nombre de lignes qu'une requête peut renvoyer par exécution varie selon le forfait. Consultez la liste complète des éléments inclus dans l'offre gratuite. page de tarification.
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Chaque guide pour Access
Excel
Google Sheets
Claude (MCP)
REST API- Synchroniser avec Google Sheets
Synchroniser avec Airtable
Synchroniser avec Baserow
Synchroniser avec SeaTable
Synchroniser avec Anvil.works
Setup trouble?
- Access engine will not install, the file is on a mapped drive, or Test connection fails? The Access setup page walks each fix click by click → Microsoft Access connector setup
- Agent shows Offline, or Test connection and Browse are greyed out? Check that the Agent is online → Is the Agent online?
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