Manter Mesa aérea Em consonância com seu arquivo do Access, de acordo com um cronograma
Escreva o SQL uma única vez. O Query Streams o executa de acordo com sua programação, de cinco minutos a uma vez por semana, e grava as linhas na sua tabela do Airtable. Combine linhas por uma chave para que as edições sejam aplicadas corretamente e as linhas que não foram processadas sejam removidas, ou simplesmente anexe-as à tabela. Sem Zapier, sem scripts, sem exportações. Leva cerca de quinze minutos na primeira vez, e o plano gratuito cobre esse serviço.
O resultado final será o que você obterá.
Uma tabela do Airtable que armazena as linhas retornadas pela sua consulta do Access e é atualizada periodicamente, a cada cinco minutos ou semanalmente, com um recibo das alterações a cada execução. Assim:
Pedidos para o Airtable AtivoMicrosoft Access holds your data in a file. Your team works in Airtable. The usual bridge is a Zapier or Make scenario, or a CSV someone uploads that breaks quietly and copies one row at a time. Query Streams Automation does it differently: the Agent that already reads your Access file runs your saved SQL on a schedule and writes the whole result into Airtable in one pass, matching rows by a key so the table stays correct rather than growing.
O que você vai precisar
Uma conta do Query Streams
O plano gratuito é suficiente para este guia. Cadastre-se em my.querystreams.com.
Acesso conectado através do Agente
The Agent installed on the computer that holds your Access file, or on one that reads it from a network share, with the connection added in Data Agents. Not done yet? Conecte-se primeiroLeva cerca de dez minutos.
Uma consulta salva
A lista SELECT que você deseja manter sincronizada, salva em Construtor de consultasO passo 1 abaixo mostra um exemplo. Se você quiser que as linhas alteradas sejam atualizadas no mesmo local, inclua uma coluna que seja exclusiva para cada linha, como um ID.
Seu login do Airtable
O Airtable solicita que você permita que os Fluxos de Consulta leiam e gravem registros, bem como leiam e gravem a estrutura da tabela, nas bases que você escolher. Um Token de Acesso Pessoal também funciona, caso seu ambiente de trabalho prefira.
Onde o trabalho é realizado? No computador que executa o Agente. Ele executa a consulta conforme o agendamento e grava as linhas no Airtable, portanto, esse computador precisa permanecer ligado. Seu navegador pode ser fechado. O Query Streams em si nunca armazena as linhas.
File on another computer? The Agent does not have to run on the computer that holds your Access file: it can read the file from a network share. Reaching a file on a network share, below, shows what that takes.
Configure em seis etapas
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Salve a consulta que deseja manter sincronizada.
Aberto Construtor de consultasSelecione sua conexão de acesso (ainda não está conectado? Comece aqui), e escreva a instrução SELECT que retorne exatamente as linhas e colunas desejadas no Airtable. Esta, por exemplo, extrai algumas colunas de um Clientes mesa:
Exemplo · SQLSELECIONE OS 100 PRINCIPAIS CustomerID, CompanyName, City FROM Customers ORDER BY CompanyName;
Execute-o e então Salvar Dê a ele um nome que você reconheça, como "Pedidos para Airtable". Mantenha uma coluna que seja única por linha na consulta SELECT, aqui. ID do clienteEssa é a chave que o Full Sync usa para atualizar linhas diretamente. Edite e salve a consulta novamente mais tarde, e a automação detectará a alteração na próxima execução.
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Abra a Automação e escolha o Airtable.
No portal, abra Automação (menu superior) Fluxos → Agendados → Automação) e clique Nova automaçãoO mago tem cinco passos curtos. Etapa 1 clique no Mesa aérea cartão.
Prefere ver “Antes de Começar”? O assistente só abre quando um agente está online com uma conexão e existe pelo menos uma consulta salva. A página lista qual dos três itens está faltando e fornece um link para ele.
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Conecte o Airtable
Sobre Etapa 2 clique Conecte-se com o AirtableO Airtable abre, pergunta quais bases o Query Streams pode usar e redireciona você. O Airtable pede permissão para que o Query Streams leia e grave registros, bem como leia e grave a estrutura da tabela, nas bases escolhidas. Um Token de Acesso Pessoal também funciona, caso seu ambiente de trabalho prefira. Já se conectou alguma vez? A página oferece Use esta conexão em vez de.
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Escolha onde as linhas vão ficar.
Sobre Etapa 3 escolha o Base, então o Mesa As linhas devem ser posicionadas. Começar do zero é mais fácil: escolha Criar nova tabelaDigite um nome e clique CriarO Query Streams cria os campos a partir das colunas da sua consulta. Se a tabela já contiver linhas, uma pré-visualização as exibirá e explicará o que cada modo de sincronização fará com elas. Uma automação por tabela.
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Selecione a consulta e decida como as linhas serão exibidas.
Sobre Etapa 4 abra o Consulta salva Liste e escolha a consulta da etapa 1. O Query Streams a executa uma vez para ler as colunas, informa quantas linhas foram retornadas e mostra duas opções:
Anexar · rápidoAnexar
A cada execução, as linhas da consulta são adicionadas ao final da tabela. Nada é atualizado nem excluído, sendo assim, é a opção ideal para armazenar logs, eventos e histórico que você deseja acumular. Não requer coluna chave. Uma linha que retorna sem alterações não é adicionada novamente; uma linha cujos valores foram alterados é adicionada abaixo como uma nova linha, e a linha antiga permanece.
Sincronização completa · espelhosSincronização total
As linhas são correspondidas por um chave coluna como um ID de pedido. Novas linhas são adicionadas, as linhas alteradas são atualizadas no local e as linhas que não são mais retornadas pela consulta são removidas, incluindo linhas digitadas manualmente na tabela. Portanto, mantenha as linhas digitadas manualmente em outra tabela. Essa é a opção ideal para estoque, pipelines, dados mestres e dashboards.
A sincronização completa é configurada por coluna, o que a torna útil em uma tabela compartilhada:
- Chave
- A coluna que identifica uma linha, por exemplo ID do pedidoO resultado da consulta precisa ser único; o Query Streams verifica isso para você e rejeita duplicatas.
- Sincronização
- Os dados são sobrescritos a partir do Access a cada execução. Se alguém editar uma coluna de sincronização no Airtable, a próxima execução restaurará o valor original.
- Preservar
- Escrita quando a linha chega pela primeira vez e nunca comparada novamente, portanto, uma alteração nela no Access não aciona uma atualização. Para notas, responsáveis e datas de acompanhamento digitadas manualmente pela sua equipe, use uma coluna que não esteja na consulta: colunas que existem apenas no Airtable nunca são afetadas por uma sincronização.
Qual é mais rápido? A opção "Anexar" grava sem ler a tabela primeiro. A opção "Sincronização Completa" lê a tabela, compara cada linha e grava apenas as diferenças, por isso leva mais tempo, mas a tabela sempre corresponde à consulta. Você pode alternar entre as opções posteriormente no painel Editar da automação.
Para uma tabela em que você possa confiar, clique aqui. Criar todas as colunas como SíncronasEm seguida, clique no ícone da chave. ID do cliente para torná-lo o ChaveO Query Streams examina todo o resultado para confirmar se a chave é única e avisa caso contrário. Mantenha as anotações da sua equipe em colunas que não fazem parte da consulta; essas nunca são alteradas. Para um registro que só deve crescer, clique em Criar todas as colunas como Preservar Em vez disso, ignore a tecla. Clique. Continuar.
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Defina o cronograma, dê um nome a ele, crie-o.
Sobre Etapa 5 escolher Executar de acordo com um cronograma e escolha um Freqüência:
Freqüência Corridas A cada 5 minutos a cada 5 minutos, o mais rápido permitido A cada 15 minutos a cada 15 minutos A cada 30 minutos a cada 30 minutos A cada hora no início de cada hora Diariamente às 9h todos os dias às 9:00, o padrão Diariamente às 6h da manhã todos os dias às 6:00 De segunda a sexta, às 9h. De segunda a sexta-feira, às 9h. Semanalmente (segunda-feira, 9h) todas as segundas-feiras às 9:00 Horário personalizado seus próprios minutos, horas, dias da semana ou dia do mês Os tempos seguem o Fuso horário Você escolhe, que começa como o do seu navegador. Você também pode escolher Somente manual e pressione Executar Você pode agendar a execução quando quiser; um agendamento pode ser adicionado posteriormente no painel Editar da automação. As execuções agendadas ocorrem no Agente, portanto, continuam mesmo com o navegador fechado. Se o computador que executa o Agente estiver desligado quando uma execução estiver agendada, a execução perdida ocorrerá uma única vez, logo após o Agente ser reiniciado.
Dê uma olhada. Nome da integração, como “Pedidos para o Airtable, diariamente”, verifique o Pronto para criar Resumo e clique Criar AutomaçãoDe volta à página de Automação, pressione Executar Faça a primeira sincronização agora, em vez de esperar pelo agendamento. Abra o Airtable: as linhas estão lá, abaixo dos cabeçalhos das colunas.
É isso. A partir de agora, a tabela se mantém atualizada automaticamente. Nada sai da sua rede, exceto as linhas retornadas pela consulta, e ninguém precisa se lembrar de executar nada.
O que você vê depois
O Página de Automação Lista todas as automações com seu status, origem, destino, chave, agendamento, última sincronização e número de linhas. Abra uma para a Execuções Aba: cada execução com seu gatilho (manual ou agendado), duração e linhas criadas, atualizadas, excluídas e inalteradas. Desempenho A aba mostra os dados processados e a taxa de sucesso ao longo de 7 a 90 dias.
Você será avisado quando isso parar.
Toda organização tem uma Problemas de sincronização Regra de alerta desde o primeiro dia: uma notificação no aplicativo e um e-mail quando uma sincronização falha, e mais um quando ela é recuperada. Uma mensagem por incidente, nunca uma por nova tentativa. Desative ou altere os canais em Fluxos → Alertas e Relatórios.
Ele para sozinho quando deveria.
Se o Airtable parar de aceitar a conexão ou o conector de dados for excluído, a automação pausa e informa o motivo. Reconecte ou selecione uma nova fonte e clique em "Retomar". Outros erros mantêm a programação em andamento e são exibidos na linha.
Coluna chave ausente
Se alguém renomear ou excluir a coluna principal no Airtable, a Sincronização Completa será interrompida antes de gravar qualquer coisa e exibirá uma mensagem. Opções de correçãoRestaure a coluna com o nome exato e execute novamente. Suas outras colunas nunca são excluídas pela sincronização.
O que os planos permitem
A automação está presente em todos os planos, inclusive no gratuito, sem limite para a quantidade de automações que você pode criar. O que cada plano limita é o número de linhas que uma consulta pode retornar por execução:
| Plano | Linhas por execução |
|---|---|
| Gratuito | 125 |
| Núcleo Pessoal | 500 |
| Personal Plus | 1,000 |
| Núcleo de negócios | 2,500 |
| Negócios Plus | 5,000 |
| Business Max | 10,000 |
| Núcleo Empresarial | 25,000 |
| Enterprise Plus | 100,000 |
| Empresa Max | 250,000 |
Se uma consulta retornar mais resultados, a execução é suspensa em vez de interrompida, e a automação informa qual plano é mais adequado ou sugere a adição de um filtro, como um intervalo de datas. Cada execução bem-sucedida também é contabilizada no seu limite do Data Realm, o mesmo conjunto de dados usado pelas suas consultas do Excel e do Planilhas Google. Consulte a página de preços. pelas verbas.
Boas próximas jogadas
- Adicionar um filtro para a consulta, como os últimos 90 dias, para que a tabela permaneça pequena e rápida e se ajuste ao limite de linhas do seu plano.
- Mantenha as anotações digitadas à mão em colunas separadas., fora da consulta, para que sobrevivam a cada sincronização.
- Agrupe suas automações No painel Editar, depois de ter alguns, a página Automação filtra por grupo.
Reaching a file on a network share
If the test cannot get to the share, look for these words in its result: unreachable means the Agent’s computer got no answer from the server.
Microsoft Access file on a share? The account the Agent reads with needs Modify permission on the folder, because Access creates a .laccdb lock file beside the database even when it only reads. Do not run the Agent for Access on a computer with 32-bit Office; use a dedicated computer without it. Signing in to the file server · If the computer has 32-bit Office
Test failed on a share?
Every run reaches the file the same way the connection test does. If runs start failing after something changed on the file server, a new password for example, open the connector in Agentes de dados e clique em Teste de conexão. The test result, and the line under the file path, name the problem:
| Mensagem | Causa | Consertar |
|---|---|---|
| Access database file does not exist: followed by a \\servidor\compartilhamento path you know is right | No login is stored, so the Agent tried the share as its own account and could not see the file: the share turned that account away, or the server did not answer. In the first case the line under the path says Access denied for the agent’s service account. | Clique em Service identity under the path and store a login that can read the share. If the line under the path does not say access denied, check that the Agent’s computer can open the share at all. |
| Share \\server: access denied — add credentials for this server | A login is stored, but that account has no permission on the share, or another sign-in to the same server is in the way; the message before this line says which. | Ask whoever runs the server to give that account read access, or store an account that has it. For a sign-in in the way, see the two rows on one login per server below. |
| Share \\server: the credentials were refused — check the username and password | The server turned the stored login down: a typo, the wrong domain, or a password changed since it was saved, which also stops runs that used to work. | Click the chip under the path and type the password again; for an account made on the server itself, leave Domain blank. After a refused login the Agent waits a minute before it tries that same one again, so the account is not locked out; saving a corrected password tries straight away. |
| Share \\server: server unreachable from the agent machine | The Agent’s computer got no answer from the server: a wrong server name, the server is off, or a firewall blocks file sharing. | On the Agent’s computer, open the same \\servidor\compartilhamento path in File Explorer. If that fails too, it is a network problem for whoever runs the network. |
| Another connector on this agent already signs in to \\server as … | Windows lets one computer sign in to a server as one account at a time, and another connector on this Agent uses a different login for that server. | Store the same login the other connector uses, or change it on every connector that reads that server. |
| Windows already holds a sign-in to \\server for … | Something on the Agent’s computer other than the Agent is already signed in to that server as a different account, and the Agent never closes a sign-in it did not make. | Do what the rest of the message says: use that same account on this connector, or close the other sign-in on the Agent’s computer. If it says the share is already readable through that sign-in, choose Use service identity in the login box instead. |
| This agent build cannot sign in to \\server with stored credentials. | The Agent is an older version that cannot use stored logins. | Update the Agent, then test again. |
| The agent cannot write to the folder containing the Access database. | The account can read the file but cannot create the .laccdb lock file beside it. | Give that account Modify permission on the folder, the same as any Access user has. |
Messages about the database engine or Office are in the Microsoft Access connector guide’s Test failed? table.
Perguntas que as pessoas fazem
A sincronização irá sobrescrever as notas que minha equipe adiciona no Airtable?
Não, se as notas estiverem em uma coluna própria. Colunas que existem apenas no Airtable e não na sua consulta nunca são alteradas; portanto, adicione uma coluna "Notas" ou "Proprietário" ao lado das colunas sincronizadas e digite nelas. Colunas marcadas Sincronização são redefinidos para o valor de Acesso a cada execução; Preservar As colunas são preenchidas quando uma linha chega pela primeira vez e não são comparadas posteriormente.
Meus dados do Access são armazenados pelo Query Streams?
Não. O Agente executa a consulta no seu lado e envia as linhas diretamente para o Airtable por meio de um link criptografado. O Query Streams mantém a configuração, o agendamento e a contagem de linhas por execução, não as linhas em si.
Meu computador precisa ficar ligado o tempo todo?
Quem executa o Agente é quem realiza a execução, pois é o Agente que executa a consulta e grava os dados no Airtable. Seu próprio laptop e navegador podem ser fechados. Se esse computador estiver desligado quando uma execução estiver agendada, a execução perdida ocorrerá apenas uma vez, logo após o Agente ser reiniciado.
Posso alterar a consulta mais tarde?
Sim. Edite e salve no Construtor de Consultas e a próxima execução usará a nova versão automaticamente. Se você adicionar ou remover colunas, abra o painel Editar da automação para mapeá-las.
É possível que duas automações gravem na mesma tabela?
Não, apenas uma automação por tabela. Direcione uma segunda automação para uma tabela diferente ou amplie a consulta subjacente à primeira.
O plano gratuito realmente cobre isso?
Sim. O plano gratuito é permanente, não um período de teste com prazo de validade. A automação está incluída em todos os planos; o que varia de plano para plano é a quantidade de linhas que uma consulta pode retornar por execução. Veja exatamente o que o plano gratuito inclui. página de preços.
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Setup trouble?
- Access engine will not install, the file is on a mapped drive, or Test connection fails? The Access setup page walks each fix click by click → Microsoft Access connector setup
- Agent shows Offline, or Test connection and Browse are greyed out? Check that the Agent is online → Is the Agent online?
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