Sincronizza Microsoft SQL Server con Smartsheet in base a una pianificazione

Automazione · Da SQL Server a Smartsheet

Mantenere Smartsheet in linea con il tuo database SQL Server, secondo un programma

Scrivi la query SQL una sola volta. Query Streams la esegue secondo la tua pianificazione, da ogni cinque minuti a settimanalmente, e scrive le righe nel tuo foglio Smartsheet. Abbina le righe tramite una chiave in modo che le modifiche vengano applicate correttamente e le righe escluse dalla query vengano rimosse, oppure aggiungile semplicemente. Niente Zapier, niente script, niente esportazioni. La prima volta ci vogliono circa quindici minuti, ed è incluso nel piano gratuito.

Circa 15 minuti Non è necessaria alcuna programmazione. I dati rimangono sulla tua rete Ogni 5 minuti o settimanalmente

Quello che otterrai alla fine

Un foglio Smartsheet che contiene le righe restituite dalla query di SQL Server e viene aggiornato a intervalli regolari, da cinque minuti a una volta alla settimana, con una ricevuta che riporta le modifiche apportate a ogni esecuzione. Ad esempio:

Ordini a Smartsheet Attivo

Sincronizzazione giornaliera · 09:00 · Smartsheet 1.643 righe · 8,8 secondi

1,627righe sincronizzatecorrispondente per chiave · niente da fare

11nuovoaggiunto sotto le intestazioni, nelle stesse colonne

5aggiornatoI prezzi sono stati modificati in SQL Server, 5 righe sono state aggiornate sul posto

0RIMOSSOLe righe che escono dalla query vengono rimosse dal foglio

Microsoft SQL Server memorizza i tuoi dati su un server gestito da te o dal tuo team. Il tuo team lavora con Smartsheet. Il metodo di integrazione più comune è Zapier o Make, oppure un file CSV caricato da qualcuno che copia silenziosamente una riga alla volta. Query Streams Automation funziona in modo diverso: l'agente già presente nel tuo database SQL Server esegue le query SQL salvate a intervalli regolari e scrive l'intero risultato in Smartsheet in un'unica operazione, abbinando le righe tramite una chiave in modo che il foglio di calcolo rimanga corretto e non si ingrandisca.

Cosa ti servirà

Un account Query Streams

Il piano gratuito è sufficiente per questa guida. Registrati su my.querystreams.com.

Server SQL connesso tramite l'agente

L'agente è installato nella stessa directory del database SQL Server, con la connessione aggiunta in Agenti dati. Non hai ancora finito? Connetti prima SQL ServerCi vogliono circa dieci minuti.

Una query salvata

La SELECT che vuoi mantenere sincronizzata, salvata in Generatore di queryIl passaggio 1 qui sotto ne mostra uno. Se si desidera che le righe modificate vengano aggiornate sul posto, includere una colonna univoca per riga, come un ID.

Le tue credenziali di accesso a Smartsheet

Smartsheet richiede l'autorizzazione a Query Streams per leggere e scrivere fogli di calcolo. Anche un token di accesso API è valido.

Configuralo in sei passaggi

1. Salva la query che desideri mantenere sincronizzata

   Apri Generatore di query, scegli la tua connessione a SQL Server (non sei ancora connesso? Inizia da qui), e scrivi la SELECT che restituisce esattamente le righe e le colonne che desideri in Smartsheet. Questa estrae alcune colonne da un Clienti tavolo:

   Esempio · SQL

   SELEZIONA I PRIMI 100 CLIENTI IN BASE A CustomerID, CompanyName e City DA dbo.Customers ORDINA PER CompanyName;

   Eseguilo, poi Risparmiare con un nome che riconoscerai, come "Ordini per Smartsheet". Mantieni una colonna univoca per riga nella SELECT, qui ID clienteQuesta è la chiave che Full Sync utilizza per aggiornare le righe direttamente sul posto. Modifica e salva nuovamente la query in seguito e l'automazione rileverà la modifica alla successiva esecuzione.

2. Apri Automazione e scegli Smartsheet

   Nel portale, apri Automazione (menu principale) Flussi → Programmati → Automazione) e clicca Nuova automazione. La procedura guidata ha cinque brevi passaggi. Su Passo 1 clicca sul Smartsheet carta.

   Automazione aperta

   Visualizzi invece la sezione "Prima di iniziare"? La procedura guidata si apre solo quando un agente è online con una connessione e almeno una query salvata è presente. La pagina elenca quale delle tre query manca e fornisce un link per recuperarla.

3. Connetti Smartsheet

   SU Passo 2 clic Connettiti con SmartsheetAccedi e autorizzalo. Smartsheet ti chiede di consentire a Query Streams di leggere e scrivere fogli. Anche un token di accesso API funziona. Sei già connesso? La pagina offre Utilizza questa connessione Invece.

4. Scegli dove atterrano le righe

   SU Passo 3 scegliere il Foglio le righe dovrebbero essere inserite. Crea prima il foglio in Smartsheet se desideri un foglio vuoto; la procedura guidata elenca solo i fogli esistenti. Un'automazione per foglio.

5. Scegli la query e decidi come vengono visualizzate le righe

   SU Passo 4 aprire il Query salvata Seleziona la query dal passaggio 1. Query Streams la esegue una volta per leggere le colonne, ti indica quante righe restituisce e ti mostra due opzioni:

   Aggiungi · veloce

   Appendice

   Ogni esecuzione aggiunge le righe della query in fondo al foglio. Nulla viene aggiornato né eliminato, quindi è la soluzione ideale per archiviare rapidamente log, eventi e cronologia. Non è necessaria una colonna chiave. Una riga che non subisce modifiche non viene aggiunta nuovamente; una riga i cui valori sono cambiati viene aggiunta come nuova riga sottostante, mentre la precedente rimane invariata.

   Sincronizzazione completa · specchi

   Sincronizzazione completa

   Le righe sono abbinate da un chiave colonna come un ID ordine. Le nuove righe vengono aggiunte, le righe modificate vengono aggiornate direttamente e le righe che non vengono più restituite dalla query vengono rimosse, incluse le righe inserite manualmente nel foglio, quindi è consigliabile conservare le righe inserite manualmente in un altro foglio. Questa è la soluzione ideale per inventario, pipeline, dati anagrafici e dashboard.

   Dettagli su Smartsheet. La colonna principale del foglio viene rinominata con il nome della colonna chiave e una colonna mappata di tipo Data, Casella di controllo, Menu a tendina o Contatto viene convertita in Testo/Numero in modo che i valori della query siano compatibili. Le colonne non considerate dalla query rimangono invariate.

   La sincronizzazione completa viene impostata per colonna, ed è proprio questo che la rende utile in un foglio di calcolo condiviso:

   Chiave

   La colonna che identifica una riga, ad esempio ID ordineDeve essere univoco nel risultato della query; Query Streams lo verifica automaticamente e rifiuta i duplicati.

   Sincronizzazione

   I dati vengono sovrascritti da SQL Server a ogni esecuzione. Se qualcuno modifica una colonna di sincronizzazione in Smartsheet, l'esecuzione successiva ripristina il valore di origine.

   Conserva

   Viene scritta al primo arrivo della riga e non viene più confrontata, quindi una modifica in SQL Server non attiva un aggiornamento. Per note, responsabili e date di follow-up inseriti manualmente dal team, utilizzare una colonna che non è inclusa nella query: le colonne che esistono solo in Smartsheet non vengono mai modificate dalla sincronizzazione.

   Quale dei due è più veloce? La modalità "Aggiungi" scrive senza prima leggere il foglio di calcolo. La modalità "Sincronizzazione completa" lo legge, confronta ogni riga e scrive solo le differenze, quindi richiede più tempo ma il foglio corrisponde sempre alla query. È possibile passare da una modalità all'altra in un secondo momento dal pannello di modifica dell'automazione.

   Per un foglio di cui ti puoi fidare, clicca Crea tutte le colonne come Sincronizzate, quindi fai clic sull'icona della chiave su ID cliente per renderlo il ChiaveQuery Streams analizza l'intero risultato per confermare che la chiave sia univoca e ti avvisa in caso contrario. Conserva le note del tuo team in colonne che non fanno parte della query; queste non vengono mai modificate. Per un registro che dovrebbe solo crescere, fai clic Crea tutte le colonne come Mantieni invece e salta il tasto. Fai clic Continuare.

6. Imposta il programma, dagli un nome, crealo

   SU Passo 5 scegliere Eseguire secondo un programma e scegli un Frequenza:

   Frequenza	Corse
   Ogni 5 minuti	ogni 5 minuti, il più veloce consentito
   Ogni 15 minuti	ogni 15 minuti
   Ogni 30 minuti	ogni 30 minuti
   Ogni ora	all'inizio di ogni ora
   Tutti i giorni alle 9:00	ogni giorno alle 9:00, l'impostazione predefinita
   Tutti i giorni alle 6 del mattino	tutti i giorni alle 6:00
   Nei giorni feriali alle 9:00	Dal lunedì al venerdì alle 9:00
   Settimanale (lunedì ore 9:00)	ogni lunedì alle 9:00
   Programma personalizzato	i tuoi minuti, ore, giorni della settimana o giorni del mese

   I tempi seguono il Fuso orario tu scegli, che inizia come il tuo browser. Puoi anche scegliere Solo manuale e premere Correre Puoi eseguire l'automazione quando vuoi; una pianificazione può essere aggiunta in seguito dal pannello di modifica dell'automazione. Le esecuzioni pianificate avvengono sull'agente, quindi continuano anche quando il browser è chiuso. Se il computer su cui è in esecuzione l'agente è spento quando è prevista un'esecuzione, l'esecuzione mancata viene eseguita una sola volta, poco dopo il riavvio dell'agente.

   Dagli un Nome dell'integrazione, come “Ordini a Smartsheet, giornalieri”, controlla il Pronto a creare riassunto e clicca Creazione di automazioneTornato alla pagina Automazione, premi Correre Esegui subito la prima sincronizzazione invece di aspettare la pianificazione. Apri Smartsheet: le righe sono lì, sotto le intestazioni di colonna.

Ciò che vedi dopo

IL Pagina sull'automazione elenca ogni automazione con il relativo stato, origine, destinazione, chiave, pianificazione, ultima sincronizzazione e conteggio delle righe. Aprine una per il Esecuzioni scheda: ogni esecuzione con il relativo trigger (manuale o pianificato), durata e righe create, aggiornate, eliminate e invariate. Prestazione La scheda mostra i dati elaborati e il tasso di successo nell'arco di 7-90 giorni.

Cosa consentono i piani

L'automazione è inclusa in tutti i piani, compreso quello gratuito, senza limiti al numero di automazioni che è possibile creare. Ogni piano limita invece il numero di righe che una query può restituire per ogni esecuzione:

Se una query restituisce più risultati, l'esecuzione viene sospesa anziché interrotta e l'automazione indica quale piano è più adatto o suggerisce di aggiungere un filtro, ad esempio un intervallo di date. Ogni esecuzione completata con successo viene inoltre conteggiata ai fini della quota di Data Realm, lo stesso pool utilizzato dalle query di Excel e Fogli Google. Consulta la pagina dei prezzi per le indennità.

Buone mosse successive

• Aggiungi un filtro alla query, ad esempio gli ultimi 90 giorni, in modo che il foglio rimanga piccolo e veloce e rispetti il limite di righe del tuo piano.
• Conserva gli appunti scritti a mano in colonne separate., al di fuori della query, quindi sopravvivono a ogni sincronizzazione.
• Raggruppa le tue automazioni Una volta che ne hai creati alcuni, puoi modificarli dal pannello Modifica; la pagina Automazione filtra per gruppo.

Domande che le persone si pongono

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